La importancia de proteger los documentos impresos

Las empresas manejan continuamente muchos datos y gran parte de ellos son de carácter sensible. Por este motivo, la seguridad es de vital importancia, ya que los datos que se manejan en las empresas han de ser utilizados solo para el fin sobre el que fueron otorgados, y hay que protegerlos para preservar su confidencialidad y evitar que caigan en las manos equivocadas.

Las medidas que se pueden tomar desde las empresas para proteger la seguridad de los datos que se manejan son muy variadas. En general, las compañías siempre han contado con sistemas de seguridad informática, como firewalls y antivirus, y con políticas de seguridad para el acceso y el manejo de los datos. Pero lo que en muchas empresas no se ha tenido en cuenta hasta ahora es la seguridad en los entornos de impresión. Y es que, aunque la gran mayoría de las empresas de pequeño y gran tamaño sean conscientes de la necesidad de contar con unos sistemas de impresión seguros, se calcula que tan solo una cuarta parte de las mismas han puesto en marcha un parque de impresión protegido.

Esto, además de poner en peligro los datos manejados, también supone el incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), de cumplimiento obligatorio a partir del próximo 25 de mayo. En el caso de incumplir esta normativa, las empresas se pueden enfrentar a sanciones millonarias, lo cual es otro motivo de gran peso para contar con un sistema completo de seguridad y protección de datos, incluido lo que se refiere a los equipos de impresión.

Consciente de ello, los equipos de impresión Brother cuentan con distintas funciones que pueden ayudar a las empresas a proteger los datos que manejan. Por un lado, integran la impresión segura, una funcionalidad gratuita que está incluida en muchos de los equipos Brother, y con la que pueden proteger los documentos mandados a impresión con un código PIN de cuatro dígitos, lo cual garantiza que solo se pueda recoger el trabajo impreso cuando el usuario esté presente físicamente en la impresora. La funcionalidad de Secure Print+ es similar a la anterior, pero dirigida a empresas con mayores necesidades de seguridad en la protección de datos. Con esta función, los empleados acceden a sus trabajos de impresión a través de una tarjeta personal con tecnología NFC.

Por otro lado, el bloqueo seguro de funciones es un servicio gratuito incluido en algunos equipos de Brother que permite a los administradores determinar un acceso personalizado a las distintas funciones de los equipos de impresión para cada uno de los usuarios a través de contraseñas personalizadas.

Hay casos en los que los datos que se manejan pueden ser interceptados cuando se envían a la impresora. Para estos casos, los dispositivos Brother cuentan con sistemas de encriptación de seguridad de capa de transporte (TLS) y encriptación Secure Socket Layer (SSL).

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