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La Universidad Nebrija transforma su plataforma de impresión ayudada por Canon

  • Whitepapers y casos de éxito

Universidad Nebrija

La entidad buscaba renovar su parque de impresión, añadir nuevas funcionalidades y reducir los costes y tiempo destinados a su mantenimiento, así como contar con un repositorio documental que ampliase las posibilidades de sus herramientas de gestión. Para todo ello confió en la experiencia de Canon.

Tras 16 años, el parque de impresión de la Universidad Nebrija estaba llegando al final de su vida útil. Entre los múltiples desafíos que afrontaba la entidad, se encontraba la alta disparidad de tóneres y consumibles de los equipos, así como la falta de información sobre el gasto del sistema de impresión. Además, buscaba mejorar su gestión documental con un software que le permitiese crear un repositorio documental digital, generar flujos de trabajos adecuados e integrar todas sus funcionalidades con las herramientas de gestión académica y económica desarrolladas por ellos mismos.

Tras su buena experiencia con los equipos Canon, la Universidad confió de nuevo en la compañía para renovar con 29 equipos multifunción de la serie imageRUNNER en las zonas comunes de sus campus de Dehesa de la Villa, La Berzosa, Madrid, además de completar el proyecto con 10 impresoras situadas en diferentes departamentos a disposición de profesores y personal de investigación. Ahora, alumnos y empleados cuentan con equipos que se integran con la tarjeta universitaria inteligente del centro gracias al software uniFLOW de Canon.

Además, la Universidad cuenta ahora con un nuevo Centro de Servicios Documentales, instalado bajo la responsabilidad de Canon Business Services, que mediante especialistas de Canon brinda un servicio de calidad para que alumnos, profesores y empleados puedan suplir sus necesidades documentales independientemente de su complejidad.

Tras la instalación, el centro ha logrado disminuir su impacto medioambiental. Como señala Daniel Magaña, director de Sistemas de la Universidad, “la posibilidad de escanear en color los documentos, poder transferirlos a un USB o mandarlos por correo para hacer tu trabajo digitalmente, supone un ahorro en papel que se traduce en una reducción del impacto en el entorno medioambiental”. Además, con la nueva plataforma de impresión, la Universidad ha pasado de tener más de veinte tipos de tóneres a sólo tres, lo que unido al servicio de iW Management Console, ha supuesto que el gasto en mantenimiento sea sustancialmente menor.

Las necesidades en el ámbito de gestión documental se cubren con el gestor documental Therefore, el software de Canon que permite crear flujos de trabajo adaptados para ahorrar tiempo en la catalogación y posterior búsqueda de documentos. Las herramientas de gestión académica y económica de la Universidad integradas con Therefore permiten que los alumnos puedan enviar la documentación digitalmente y que ésta permanezca almacenada automáticamente en su expediente en formato digital, así los empleados disponen de un fichero abierto por cada alumno con toda la documentación debidamente catalogada.

Magaña destaca que “Therefore nos ha ofrecido un equilibrio muy bueno en relación calidad-coste, funcionalidades y sencillez de uso. Ya no tenemos que desplazarnos físicamente a los almacenes de expedientes para localizar la documentación de un alumno”.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Canon.