'LRS proporciona una columna vertebral digital para todos los procesos de impresión'

¿Cuáles están siendo los retos a los que se están enfrentando las organizaciones en lo que a impresión y gestión documental se refiere?

Competir en un mercado global siempre ha sido difícil para las empresas, pero la pandemia no sólo ha afectado a las empresas y las cadenas de suministro, sino que también ha afectado dramáticamente nuestras vidas personales.

En cuanto a impresión y gestión documental, el usuario reclama una experiencia de usuario intuitiva, y transparente, disponibilidad total del servicio sea cual sea el dispositivo que utilice y el lugar donde se encuentre y una mayor autosuficiencia e independencia de IT.

Para IT el reto es proporcionar flujos de documentos adaptados a las necesidades del usuario pero sobre una base estándar, fiable, escalable y fácil de mantener, seguro y compatible con la gran variedad de dispositivos y localizaciones.

Para el negocio las empresas deben ser ágiles y cambiar de manera eficiente, y estar preparado para cambios en el puesto de trabajo. Ello exige menos complejidad en la infraestructura de TI, en las operaciones y en los procesos documentales.

¿Cuáles han sido los principales problemas a los que se han tenido que enfrentar las empresas?

Aunque las empresas luchan habitualmente con el aumento de los ingresos, la reducción de los costes, el aumento de la productividad y la lucha contra los competidores, la pandemia ha creado desafíos a una escala no vista en la historia moderna.

Las empresas deben acelerar las prioridades clave del negocio. Dado que muchas empresas están limitadas por el lado de los ingresos, la reducción de costes es primordial.

El personal de TI ha estado luchando para dar soporte a los trabajadores remotos, sin casi ninguna planificación anticipada y a contrarreloj para conseguir que los trabajadores remotos sean lo más productivos posible.

La seguridad sigue siendo vital para salvaguardar la información confidencial y garantizar que los activos de la empresa estén protegidos. La seguridad siempre ha sido un desafío y con una fuerza de trabajo cada vez más móvil y remota, hay más preocupaciones que hacer frente.

Optimizar los procesos de negocio y adaptarlos a la era digital es una iniciativa de alta prioridad. Muchos procesos de negocio tienen un impacto directo en la generación de ingresos, por lo que hacerlos más eficientes ofrece un valor significativo.

Por último, la transformación digital entendida como la integración de la tecnología digital en todas las áreas del negocio, continúa cambiando la forma en que las compañías operan y proporcionan valor a los clientes.

¿Cuáles son las principales demandas, tanto de las empresas como de los trabajadores, en materia de impresión y gestión documental?

Más que nunca la presión en la reducción de costes exige mirar más allá de reducir en dispositivos, papel y consumibles. Las empresas buscan estandarizar software y hardware, eliminando servidores de impresión, utilizando los recursos IT más eficientemente, y mejorando los procesos empresariales.

Se ha acelerado especialmente la demanda de soluciones para el trabajador en movilidad. Además del obligado teletrabajo, nos encontramos que el trabajador se reincorpora en ubicaciones diferentes a las habituales y el concepto de puesto de trabajo se ha ampliado para abarcar cualquier sitio desde el que se trabaja. El trabajador necesita que de manera automática las impresoras más cercanas se definan en su puesto o incluso tener capacidades de autoservicio utilizando portales de impresoras en los que es el propio empleado el que habilita las herramientas que necesita.

La movilidad en este sentido va más allá del dispositivo que utilizamos (móviles, portátiles, tabletas…) porque los dispositivos evolucionan. Lo importante es el concepto de “libertad” para trabajar sin depender de infraestructuras fijas o un lugar determinado.

En espacios compartidos, la pandemia ha añadido exigencias de seguridad en el entorno de trabajo entre las que cabe destacar la exigencia de Zero Touch, es decir, liberar los trabajos de impresión sin tocar el dispositivo mediante soluciones software.

En cuanto a los flujos de documentos, la necesidad de agilidad y flexibilidad reclama que estos flujos de trabajo no dependan de las aplicaciones y se gestionen con le entrega de tal manera que si hay una nueva necesidad en el futuro, no sea necesario tocar la aplicación que genera el documento. La pandemia y la necesidad de dotar rápidamente de acceso a documentos desde diferentes ubicaciones y con diferentes dispositivos y mods de acceso, ha puesto de manifiesto la necesidad de garantizar que los workflows de documentos sean fáciles de mantener, adaptar y actualizar.

Todo parece indicar que el teletrabajo ha llegado para quedarse. ¿De qué manera va a influir la consolidación del trabajo en remoto en el mercado de impresión y gestión documental?

No conocemos aún el impacto a largo plazo de la pandemia. Sin embargo, algunas empresas han anunciado cambios para sus trabajadores, incluyendo la capacidad de algunos empleados para trabajar desde casa de forma permanente. Esto sin duda conducirá a un aumento de la impresión de documentos en la oficina en casa.

La seguridad seguirá siendo un tema de enfoque, y la auditoría/seguimiento de la actividad de impresión será cada vez más importante (es decir, quién imprimió qué, cuándo y dónde). Por lo tanto, puede haber un cambio futuro hacia dispositivos multifunción más pequeños para uso en la oficina en el hogar.

Las organizaciones van a tener que pensar en una estrategia integral de gestión de impresión y entrega que tenga en cuenta el rol (y la cantidad)  y los requisitos de los trabajadores remotos. Es probable que esto incluya más opciones de distribución de softcopy, como las capacidades de "ver primero, imprimir solo si es necesario".

¿Qué papel juega la seguridad?

La seguridad siempre ha sido un desafío. En el contexto actual, la seguridad también ha cobrado aún más relevancia para proteger no solo el acceso a información corporativa sino también su utilización conforme a ciertas directrices. Por ello se reclaman herramientas de trazabilidad, monitorización, auditoría y control del flujo de documentos.

La situación ha llevado a exigir un perfilado de autorización de acceso y capacidades de uso según roles. En este momento el reto es facilitar el acceso a esos documentos desde diversos dispositivos y ubicaciones asegurando que solo acceden a aquellos flujos de trabajo para los que se está autorizado. Los usuarios pueden tener flujos de trabajo similares o diferentes, dependiendo de sus responsabilidades laborales.  Los flujos de trabajo pueden ser simples o complejos. Por ejemplo, un único flujo de trabajo puede procesar y entregar un documento a un destino, o puede enrutar el documento a varios destinos de almacenamiento y aplicación.

Por último, destacar la demanda de nuestra solución para imprimir documentos de manera segura a través de internet sin necesidad de VPN o LAN, especialmente cuando se trata de documentos críticos de aplicaciones de negocio.

¿Cuál es la propuesta de LRS para ayudar a las empresas y empleados a adaptarse a esta nueva realidad?

LRS proporciona una columna vertebral digital para todos los procesos de impresión y escaneo de manera modular. Esta capa de gestión es independiente de fabricante de las impresoras y multifuncionales, de dónde se generan los documentos, de si se trata de aplicaciones propietarias, Office o aplicaciones de negocio y del formato o modo en el que se accede a los documentos.

Los documentos se generan a partir de todas las aplicaciones, se administran de forma centralizada y se envían de forma segura a todos los dispositivos de salida o se analizan de forma descentralizada y se escanean asignándolos a flujos de trabajo relacionados con roles.

 Ayudamos a reducir costes revisando el software y hardware redundante o innecesario (eliminando por ejemplo los servidores de impresión), y proporcionamos una mayor eficiencia del trabajador móvil, entendido como un trabajador que no solo teletrabaja sino que tenga las herramientas para hacerlo desde cualquier lugar con una experiencia amable, intuitiva y con herramientas de autoservicio.

Al controlar todo el proceso, minimizamos los riesgos de seguridad proporcionando trazabilidad, encriptado y auditoría completa desde la generación del documento hasta su entrega, independizando los flujos de la aplicación. Todo ello contribuye a hacer los procesos más eficientes reduciendo costes, a dotar de agilidad al negocio y a IT y a construir una estrategia de gestión de documentos a prueba de futuro, flexible, escalable y robusta.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de LRS.