Planear los costes de impresión: necesario y rentable
- Opinión
Lejos quedan los tiempos en que los productos y servicios tecnológicos raramente subían de precio y, cuando lo hacían, era para ofrecer una mejor calidad-precio. La pandemia y sus consecuencias, una inflación desatada y un presente turbulento tienen la culpa.
En este clima de incertidumbre, aún es posible detectar algunas certezas: por ejemplo, que la inversión en TI continuará creciendo un 4% este año en Europa, según la IDC.
En el caso de las pymes, toda inversión, incluida la tecnología, debe atenerse ahora más que nunca a criterios de eficiencia, ahorro de costes, productividad y automatización, revela el informe de IDC. Decantarse por soluciones de hardware- como las impresoras y escáneres- por encima de tecnologías cloud, por ejemplo, hace a un negocio más vulnerable ante los períodos de escasez.
Entonces, ¿qué tienen que hacer las empresas para que sus procesos de impresión, copia y escaneado sean más rentables?
Analizando los costes de impresión
Si bien es cierto que la impresión sigue siendo fundamental en la mayoría de las empresas, también es un hecho que se imprime menos y de maneras diferentes.
Por ejemplo, algunas empresas se encuentran con un parque sobredimensionado tras implantar el teletrabajo… y deciden que ha llegado el momento de evaluar sus costes de impresión. Con la reducción de los volumenes de impresión en las oficinas no será dificil encontrar opciones de impresión con un mejor equilibrio entre precio de hardware y coste por copia. Es importante saber de antemano cuánto nos está costando la cuota de renting y el coste de los consumibles que usamos (o el precio por página), para poder evaluar alternativas y tomar medidas.
Por otra parte, solo los dispositivos más modernos ofrecen sus propios indicadores de uso, autodiagnóstico y son capaces de ofrecer al usuario la información necesaria para planificar y gestionar con eficacia los recursos. Cuanta más información tengamos sobre los costes de impresión, más fácilmente podremos diseñar una estrategia rentable para ciertos servicios y evaluaremos la pertinencia de conservar, renovar o ampliar equipos.
De los datos a la estrategia
Estrategias como reubicar los dispositivos, automatizar los pedidos de consumibles o el autodiagnóstico de funcionamiento pueden tener un impacto muy positivo.
Sea cual sea el tamaño de una empresa, los servicios gestionados de impresión pueden revelarse como la solución óptima. Externalizar tareas como actualizaciones, reparaciones y pedidos de consumibles ahorra tiempo y aumenta la eficacia. Y además, dejar en manos de expertos temas tan sensibles como la seguridad documental supone una garantía adicional.
Los planes de renting a medida, transparentes y adaptables permiten por otro lado convertir el coste de estas operaciones en un gasto fijo y predecible.
Ya que resulta imposible predecir las transformaciones y retos a que nos enfrentaremos en un futuro próximo, lo más inteligente es desarrollar una estrategia que nos permita adaptarnos a cualquier cambio y afrontarlo con las máximas garantías.
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Equipo de Brother España
