Pautas para diseñar un entorno de impresión eficiente

Conseguir un entorno de impresión optimizado es uno de los objetivos principales de cualquier empresa, ya que los beneficios que puede aportar van más allá de la mera reducción de costes. Antes de diseñar un entorno de impresión, hay una serie de aspectos relevantes que deberías analizar:

--Conoce a fondo tu empresa. Cumplir este punto te dará el conocimiento necesario sobre el estado actual de tu empresa en sentido amplio y con esa información podrás determinar dónde debes actuar.

--Descubre las necesidades reales de cada grupo de trabajo. Sólo si conoces qué necesidades debes cubrir y las particularidades propias de cada departamento y grupo de trabajo sabrás cómo actuar.

--Valoración a medio plazo. Si haces un análisis a corto plazo es muy probable que las necesidades de todos o de parte de los grupos de trabajo cambien y que tu entorno de impresión requiera cambios demasiado pronto para mantenerse optimizado.

--Opciones y costes de integración, adaptación y mantenimiento. Una vez trazado el plan de actuación queda determinar la ejecución del mismo. Para ello debes tener en cuenta las opciones que tienes y los costes que conllevarán, no sólo en el momento de su implantación sino también en los meses venideros para su mantenimiento.

Partiendo de los puntos anteriores, hay una serie de pasos que te permitirán optimizar tu entorno de impresión, empezando por renovar tus equipos de impresión. Y es que mantener equipos de impresión antiguos y obsoletos es una ineficiencia total que debes evitar ya que consumen más energía, presentan un mayor coste de propiedad y pueden no cubrir adecuadamente las necesidades de tu empresa.

Introducir impresoras con funciones avanzadas como la conexión WiFi y la impresión móvil puede ayudarte a incrementar la productividad de tu entorno de impresión, lo que a su vez tendrá efectos positivos en el flujo de trabajo en la empresa. También facilita su integración y te permitirá sacar más partido al BYOD. Por supuesto, protegerlas es fundamental para lograr tu meta de crear un entorno de impresión optimizado.

Si tras el proceso de integración la fase de mantenimiento se te hace cuesta arriba y tu departamento de TI está saturado deberías optar por externalizar al mantenimiento de tu entorno de impresión.

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