La necesidad de apostar por una impresión sostenible

Sabemos que la impresión juega un papel clave en muchas empresas, y esta puede ser un área difícil en la que realizar cambios. Reciclar papel es un gran comienzo, pero debemos profundizar para lograr un mayor impacto. Ysoft señala ocho consejos a tener en cuenta para imprimir teniendo en cuenta la sostenibilidad, he aquí los tres primeros:

--Adopta una política de impresión ecológica para ser más económico y respetuoso con el medio ambiente con la impresión de tu oficina. El desperdicio de papel, tinta y tóner no tiene sentido económico ni medioambiental. Considera el papel, la energía y otros materiales que se utilizan y esfuérzate por lograr un espíritu de impresión consciente. Consigue la aceptación empresarial de los objetivos alcanzables para reducir el papel, la tinta, el tóner y la energía y las políticas que se aplicarán para lograr esos objetivos. En algunas organizaciones, la impresión sostenible es parte del gobierno de la impresión corporativa.

--Informa a todos. Lo vemos en los pies de página de los correos electrónicos y todos conocemos el eslogan: ¿usted y sus equipos realmente piensan antes de imprimir? Promociona la política de impresión ecológica en carteles, correos electrónicos y sesiones de formación. Recuerda a los usuarios que solo impriman si es absolutamente necesario, que no es preciso imprimir los correos electrónicos para leerlos, y que las páginas en blanco son un desperdicio.

--Muestra a los usuario su comportamiento de impresión. Existen aplicaciones o servicios gestionados que emiten informes sobre el uso real de la impresión por parte del personal y su impacto ambiental a lo largo del tiempo. Esto es especialmente útil cuando se cobra a los departamentos por su uso. Los departamentos prestan atención cuando ven por lo que están pagando y cómo su comportamiento puede afectar a sus costes.?

--Haz cumplir las reglas. La impresión a una cara y en color consume muchos recursos. Con un sistema de gestión de impresión que incluye impresión basada en reglas, puedes configurar reglas automáticas como la impresión a doble cara y en blanco y negro. El personal imprime normalmente y el trabajo se convierte automáticamente a modo dúplex y/o monocromo. También puedes establecer límites de impresión y aplicar el modo económico. Establecer reglas garantiza que se cumpla con su política de impresión ecológica.

--Monitoriza. ¿Sabes cuánto papel utiliza tu empresa? Como dice el refrán, el conocimiento es poder. Los informes proporcionan información sobre los volúmenes de impresión generales, desglosados por impresora, grupo, departamento, usuario, etc. Los informes ecológicos se pueden utilizar para identificar áreas donde los desechos y los costes ambientales asociados se pueden minimizar, mostrando ahorros en árboles, agua y CO2.

--Crea conciencia. Informa a los usuarios del coste y el impacto de su trabajo de impresión antes de imprimir y fomenta una impresión más sostenible. Una alerta de cuadro emergente anima a los usuarios a pensar antes de imprimir y se hace eco de los esfuerzos de la organización para reducir el impacto ambiental.

--Recurre al Pull Printing. Si bien la impresión pull le brinda a su organización la conveniencia de imprimir desde cualquier impresora, también evita que se impriman trabajos de impresión que ya no son necesarios. Los trabajos de impresión no se procesan a menos que el usuario se haya autenticado en la impresora y seleccione el trabajo que necesita. Los trabajos de impresión que se han enviado pueden eliminarse de la cola de impresión (o eliminarse automáticamente después de un tiempo predefinido). Los trabajos que nunca se imprimen significan menos desperdicio de papel y otros consumibles de impresión, pero también menos energía. La opción de imprimir todo existe si la configuración lo permite, pero el usuario puede tomar decisiones informadas sobre qué imprimir.

--Establece cuotas de uso. La definición de cuotas de usuario para la impresión puede reforzar un mensaje ecológico para imprimir solo lo que realmente se necesita. Además, los administradores de impresión pueden configurar una notificación de umbral para que se envíe una alerta cuando casi se alcance la cuota definida. Esto también ayuda a identificar a los abusadores de la impresión para que se pueda implementar una mayor educación sobre prácticas sostenibles.

--Digitalizar. Hay muchas formas en que la administración de impresión con flujos de trabajo de escaneo puede ayudar a ahorrar papel, pero considera hacer uso del fax. Muchas organizaciones todavía confían en el fax, ya que todavía se considera un método de comunicación seguro. Muchas organizaciones también necesitan el fax ocasional. El uso de fax digital reduce la cantidad de papel, ya que los faxes se pueden recibir como un archivo digital.