La importancia de la gestión documental para la continuidad de los negocios

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El confinamiento y el teletrabajo han hecho que la gestión documental esté cada vez más extendida, ya que todos nos hemos visto obligados a sumergirnos en este proceso por la distancia generada. Hasta hace cinco años, la gestión documental era algo propio de las empresas (sobre todo de las grandes), y consistía en tener un equipo dedicado a la digitalización de documentos, con herramientas sofisticadas, y procedimientos para digitalizar los documentos en papel. Es decir, cuando un empleado necesitaba digitalizar un documento tenía que recurrir a esos equipos, que luego se encargaban de subirlos a los directorios de la empresa.

Tribuna de Opinión de José Ramón Sanz, Responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia

Afortunadamente esta situación ha cambiado, y este cambio ha venido acompañado en nuestro país por un incremento de las ventas de los equipos multifunción con capacidad de digitalizar documentos, y de los escáneres documentales, que se han convertido en soluciones más democratizadas que facilitan la digitalización de documentos a cualquier usuario. Además, según datos de IDC 2020, el 57% de los escáneres que se venden vienen equipados con tarjeta de red o WiFi, por lo que cualquiera podemos digitalizar un documento, tanto desde dispositivos móviles como a un equipo conectado en la red corporativa.

Los últimos datos de mercado también respaldan el hecho de que ya se compran más equipos multifunción que impresoras. Cada vez necesitamos más soluciones de escaneado y digitalización de documentos, y es en esta capacidad donde reside el valor añadido de los sistemas multifunción. Es decir, compramos estos equipos porque queremos escanear y digitalizar documentos, en segundo lugar, por encima de copiar o enviar un fax (para los equipos 4 en 1).

Las empresas españolas han sido más lentas en la adopción de la digitalización de documentos que otros países europeos, y en la mayoría de los casos la han adoptado en aplicación de una normativa. Pero actualmente no existen barreras en este ámbito, ya que las compañías tienen las soluciones que necesitan para digitalizar su información con éxito. Basta con que desplieguen la herramienta correcta, capaz de conectarse a múltiples sistemas distintos y dar servicio a todos los departamentos, ya que cada uno tiene su propia casuística.

La solución elegida debe respetar los protocolos de seguridad de la empresa, y contar con herramientas para proteger la información sensible del negocio. Porque si la seguridad antes era un must, ahora lo es incluso más, ya que, al no estar preparadas para la modalidad del teletrabajo, las compañías se siguen enfrentando a múltiples retos en materia de seguridad a la hora de gestionar sus documentos.

En este sentido, se ha puesto de manifiesto la necesidad de que entornos de trabajo hiperdistribuidos cumplan con protocolos de seguridad análogos a los existentes en un edificio corporativo. Las organizaciones han tenido que desplegar un amplio número de equipos multifunción y escáneres aptos para el teletrabajo en estos nuevos entornos híbridos, ya que solo estos pueden imprimir directamente desde los sistemas de la empresa, así como escanear y enviar la información a los servidores de múltiples formas respetando los protocolos de seguridad corporativos. Y solo una solución e impresión y gestión documental hiperdistribuida es capaz de gestionar en remoto todos esto equipos, instalados en diferentes ubicaciones – tanto dentro como fuera de la empresa –, algo fundamental para garantizar la seguridad y la continuidad de un negocio.

La gran apuesta de las empresas por la digitalización de documentos

Según un estudio reciente realizado por Brother, la identificación automática y el archivo de documentos escaneados son las áreas en que las empresas piensan invertir más en los próximos años. Y es que los responsables de la toma de decisiones afirman que poner en marcha un proceso de identificación automatizada ofrece multitud de beneficios que se sumarían a un importante incremento de la productividad, entre los que se incluyen el ahorro de incontables horas de trabajo administrativo manual, la reducción de errores y costes operativos, y la posibilidad de evitar duplicidades en tareas realizadas en diferentes sistemas.

La situación provocada por la COVID-19 ha cambiado para siempre nuestra forma de trabajar, favoreciendo tecnologías como el reconocimiento de caracteres (OCR), con los sectores legal y sanitario como pioneros en el uso de esta tecnología; y la IA y el machine learning, que están interviniendo tanto en la identificación automatizada como en el archivado de los documentos, avanzándose así hacia la digitalización inteligente de los procesos de negocio manuales.

Atrás se está quedando la gestión manual de documentos. Las empresas evolucionan hacia negocios más inteligentes, donde los equipos multifunción o escáneres son la puerta de acceso para iniciar los procesos. Pero para que el negocio sea realmente inteligente no basta con implementar soluciones digitales. Se necesita personal con las habilidades necesarias para utilizar las nuevas herramientas; más empleados involucrados, puesto que no son necesarios especialistas en estas tareas que ya son cotidianas.

En definitiva, la gestión de documentos digitales es la perfecta aliada para garantizar la continuidad de cualquier negocio. Porque incrementa la productividad en los procesos, permite acceder a información en tiempo real cuando se necesite y desde cualquier ubicación, y garantiza la seguridad - al reducir el riesgo de perder o de que acaben en las manos equivocadas documentos sensibles-. Y lo que es más importante: asegura la continuidad de los procesos. Si toda la información de la que depende el negocio está en digital en lugar de en papel, los datos estarán guardados y protegidos para que, en el caso en el que haya una interrupción del negocio, se pueda acceder a la misma. Todo son ventajas.

José Ramón Sanz, Responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia