CARTIF optimiza su entorno de impresión con Canon

Fundado en 1994, CARTIF es un centro tecnológico horizontal ubicado en Valladolid que ofrece soluciones integrales a las empresas. Con unas instalaciones de 12.500 metros cuadrados distribuidos en tres edificios, una plantilla de 190 investigadores y una cartera de clientes compuesta por 120 empresas e instituciones, su intensa actividad investigadora del centro lleva asociada un alto volumen de documentos, informes técnicos y administrativos, memorias, ofertas, correos electrónicos, etc.

El antiguo entorno de impresión, que estaba repartido en dos de los edificios, estaba compuesto por 12 dispositivos en red de diferentes marcas y modelos, todos ellos con un contrato de mantenimiento a coste por copia, que realizaban al mes más de 44.000 copias en blanco y negro y 13.000 copias en color.

Uno de los principales problemas en este entorno heterogéneo y diverso era la falta de control sobre lo que se imprimía. “No teníamos el suficiente control sobre quién ni qué se imprimía, por lo que no nos era posible calcular con precisión los costes de cada departamento”, explica Antonio Ferrero Polo, director de gestión de proyectos y compras. Por otro lado, la instalación de los drivers para configurar las impresoras y la resolución de averías eran procesos más costosos y largos de lo deseable. La reposición de consumibles se realizaba mediante pedido, y en ocasiones se producían carencias en el stock.

Los objetivos que fijaron en CARTIF fueron reducir el parque de impresión, que estaba sobredimensionado; limitar la impresión en color a solo una de las máquinas; reforzar el control sobre todo lo que se imprime; y cero copias sin recoger. Tras valorar varias soluciones, eligieron la propuesta de Canon ya que se ajustaba fielmente a sus requerimientos de impresión y copia. El proceso de implantación se produjo en una semana, e incluyó la instalación de cuatro equipos imageRUNNER ADV C5235i, un equipo imageRUNNER 5570, un servidor base para todo el entorno de negocio, software UniFLOW 5.13 y servicio de mantenimiento in situ.

En el nuevo entorno, los usuarios envían el trabajo de impresión a dos colas, blanco y negro o color, y lo recogen en el equipo que deseen introduciendo su código PIN identificativo. Esto evita las colas de espera ante las máquinas y garantiza la seguridad de que los documentos se recogen. Los trabajos se mantienen en la cola de impresión durante 8 horas; transcurrido este tiempo son eliminados. De este modo, se evita la impresión de documentos por error y las duplicidades. Asimismo, disponen de informes estadísticos sobre el uso de los sistemas, lo que les permite calcular eficazmente los costes por cada área o división del negocio.

Con el nuevo entorno, se han reducido un 70% las impresiones a color y en torno a un 30% las de B/N. El ahorro en el coste supera también el 50%. Además de evitar la impresión de trabajos duplicados y erróneos, los usuarios ya no tienen que sufrir largas esperas en los equipos para recoger sus trabajos, lo que contribuye a agilizar los procesos diarios. En cuanto a la reposición de consumibles, los avisos de tóner y envíos de consumibles automáticos por parte de Canon les garantizan que las máquinas estén abastecidas en todo momento.

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El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Canon.