Alcobendas, un modelo de ciudad y también de impresión

El Ayuntamiento de Alcobendas atiende a más de 111.000 vecinos, por lo que una gestión responsable del sistema interno de impresión se convierte en uno de los pilares fundamentales para mejorar la prestación de servicios sociales públicos, agilizar trámites administrativos y desarrollar actividades complementarias en materia de educación, cultura, seguridad ciudadana, vivienda, sanidad y protección del medio ambiente.

El consistorio quería renovar su plataforma tecnológica con el objetivo de mantenerse a la vanguardia de la innovación y las nuevas tecnologías, brindar un mejor servicio a sus vecinos y aumentar la productividad de sus empleados, aplicando los principios de centralización, eficacia, eficiencia, austeridad y control del gasto. En este sentido, el Ayuntamiento disponía de más de 450 equipos de impresión, escaneo y fax de diferentes proveedores, la mayoría conectados de forma local y repartidos entre las 23 localizaciones del consistorio, que suponían un elevado consumo eléctrico, de mantenimiento y de consumibles, lo que les hizo optar por una modernización de su sistema de impresión. A este hecho se sumaba la necesidad de aumentar la confidencialidad en la impresión de documentos ya que, en la mayoría de ocasiones, multitud de documentos se acumulaban en la bandeja de salida de las impresoras, permitiendo su acceso a cualquier persona.

Tras analizar diferentes propuestas, optaron por equipos multifuncionales de última generación Canon imageRUNNER ADVANCE, que han logrado optimizar el sistema de impresión al reducir el número de dispositivos en más de un 45% sin comprometer el nivel de trabajo, ya que los nuevos equipos permiten realizar las funciones de impresión, escaneo, fotocopiado y envío de fax de forma interconectada entre todas las instalaciones de este consistorio madrileño. Además, su sistema de lector de tarjetas sin contacto aumenta la confidencialidad en el uso de los equipos y evita el retraso del trabajo si el dispositivo habitual no está disponible.

“El nuevo sistema nos permite imprimir los documentos en cualquier momento y desde prácticamente cualquier equipo del Ayuntamiento, con sólo usar una tarjeta, así no nos dejamos papeles olvidados en la bandeja de salida. Además, desde otros edificios del Ayuntamiento, puedo imprimir los documentos que envié desde mi oficina. Llego a mi destino, acerco la tarjeta al equipo multifunción y sencillamente imprimo mis documentos”, señala Sergio Caballero, director de Informática del Ayuntamiento.

Con el nuevo entorno, el 100% del trabajo de impresión se realiza ahora en un total de 221 equipos, un sistema más homogéneo que disminuye sensiblemente el impacto medioambiental y los costes de mantenimiento. La monitorización de los equipos también permite a los usuarios despreocuparse de problemas que podrían lastrar su productividad, como posibles averías o el estado de los consumibles. “Es una mejora importante no tener que andar pidiendo tóner, ahora el servicio técnico de Canon lo detecta de manera automática y lo repone inmediatamente”, añade Sergio Caballero.

Más información

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