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Pautas para reevaluar tu infraestructura de impresión (II)

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La infraestructura de impresión de una empresa es una parte importante de su TI. Realizar cambios simples y adoptar una solución de captura de documentos e impresión totalmente integrada, puede ayudarte a alcanzar tus objetivos de reducir costes y mejorar la seguridad.

Junto con la reducción de costes, una preocupación clave para las empresas de todos los tamaños, pero especialmente para las organizaciones de nivel empresarial, es la seguridad. Al imprimir, copiar o escanear, es vital que la información confidencial esté segura y que la solución de flujo de trabajo de impresión y escaneo utilice los protocolos de seguridad más altos para datos y metadatos. Esto incluye los datos que se procesan desde el dispositivo de impresión dentro de la solución de gestión de impresión y que también se procesan y se entregan a otros sistemas, como servicios de correo electrónico, servidores de archivos o repositorios de documentos integrados de terceros.

Los flujos de trabajo de escaneo y gestión de impresión pueden ayudar a aumentar la seguridad de los documentos de varias maneras. Por un lado, evitando que usuarios no autorizados accedan a tus multifuncionales, de manera que solo aquellos que están en tu directorio corporativo o que sean invitados autorizados pueden imprimir, escanear o copiar. Los administradores de TI pueden asignar de manera fácil y rápida los derechos de impresión, copia y escaneo a usuarios o grupos de usuarios y configurar el tipo de credenciales necesarias, por ejemplo, tarjetas de identificación, nombre de usuario / contraseña o PIN.

Por otro lado, en lugar de imprimir trabajos de inmediato, el trabajo se mantiene hasta que el usuario llega a la impresora. Esto garantiza que los documentos no se dejen expuestos ni se impriman de manera innecesaria. Además, frente al escaneo manual, que está lleno de múltiples pasos donde se pueden introducir errores humanos que pueden causar problemas de seguridad, los flujos de trabajo de escaneo automatizados eliminan el riesgo de error humano al automatizar la entrega segura de documentos a servidores de archivos protegidos, repositorios de nube autorizados o directamente a aplicaciones de terceros. Los flujos de trabajo de escaneo automatizados también resuelven otra iniciativa que muchas organizaciones tienen como objetivo para 2018: mejorar la productividad y aumentar los ingresos.

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