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'La transformación digital define el mercado de impresión y gestión de documentos'

  • Entrevistas

Eva María Suarez

El mercado de impresión está en constante evolución. Para conocer cómo está influyendo la digitalización en un segmento como el de impresión y gestión de documentos hablamos con Eva María Suárez, LRS country manager.

El mercado de la impresión y gestión documental está en constante evolución. ¿Cuáles son las tendencias que están marcando la forma en que los usuarios gestionan sus documentos?

En general, el mercado está buscando una gran flexibilidad en relación con "cómo" y "desde dónde" trabajan los empleados. Esto encaja perfectamente con la visión de Gartner del Puesto de trabajo digital: "El puesto de trabajo digital permite formas de trabajo nuevas y más eficaces; aumenta el compromiso y la agilidad de los empleados; y explota estilos y tecnologías orientados al consumidor ". Esta definición se centra en la experiencia del individuo, así como en el entorno más amplio en el que trabaja. Es deliberadamente amplio, evitando la trampa de centrarse en un conjunto actual de tecnologías porque seguirán evolucionando con el tiempo.

El puesto de trabajo digital se extenderá más allá de la intranet corporativa y sus aplicaciones y herramientas relacionadas, cubriendo todas las herramientas de productividad personal, conectividad, sistemas comerciales y el lugar de trabajo físico. Esto se debe a que la línea entre la oficina física tradicional y el lugar donde el trabajo realmente sucede está en constante evolución. Nosotros (LRS) tenemos que ser igualmente flexibles y ágiles para abordar estos cambios futuros. Un área clave con la que podemos ayudar a los clientes es la estandarización de TI. Las organizaciones de TI deben adoptar un enfoque holístico para plataformas, herramientas y entornos de trabajo. ¿Cómo se hace esto de manera consistente y rentable?: estandarizando en aplicaciones críticas y componentes de infraestructura. La estandarización de TI es un concepto fundamental para construir el puesto de trabajo digital

¿Cuál va a ser el papel de la impresión y gestión documental en las empresas? ¿Cuál va a ser la función del papel en el futuro?

La transformación Digital va a continuar definiendo el mercado de impresión y gestión de documentos. Lo primero será poder identificar qué debe seguir imprimiéndose y qué documentos pasan a ser visualizados, de ahí la necesidad de una auditoría a nivel corporativo.

De esta manera, para aquellos documentos que sea necesario imprimir, será necesario asegurar su trazabilidad, monitorización y control para proporcionar agilidad y soporte completo a los procesos de negocio que soporten. En el caso de los documentos que pasen a ser visualizados, será imprescindible poder realizar el cambio a visualización sin interrumpir las operaciones de negocios y con el menor coste en esfuerzo y tiempo. La agilidad de IT será clave en ambos casos, de ahí la necesidad de estandarizar y securizar el flujo de documentos, sea cual sea su origen y destino.

Nuestro rol será continuar gestionando todo el ciclo del documento, ya sea para atender requerimientos de documentos impresos, distribución electrónica o digitalización de documentos (workflows de captura de datos)

La seguridad ha sido una de los grandes olvidadas por las empresas a la hora renovar sus equipos de impresión y gestión documental, las cuales han dado prioridad a otros factores como el ahorro de costes. En un mundo en el que las amenazas son cada vez más numerosas y más peligrosas, ¿se pueden permitir las empresas no prestar la suficiente atención a la seguridad en sus entornos de impresión?

La seguridad es de hecho un tema candente hoy. Las organizaciones de TI deben salvaguardar la información valiosa y sensible y garantizar que solo el personal autorizado acceda a ella y la use de acuerdo con las pautas establecidas. Esta información incluye tanto propiedad intelectual y secretos comerciales como relaciones comerciales con proveedores y socios o detalles personales sobre sus empleados y los clientes que atiende. La seguridad ha sido un desafío continuo durante años. Hoy n día, con una fuerza laboral cada vez más móvil, hay aún más complejidades y preocupaciones que afrontar. A medida que las empresas desarrollan e implementan nuevas políticas y estrategias para el puesto de trabajo digital, es fundamental minimizar el riesgo comercial y garantizar el cumplimiento de los mandatos corporativos y reglamentarios. Es necesario un equilibrio saludable para satisfacer los objetivos comerciales, los requisitos del usuario y evitar multas costosas y posibles litigios.

Cuando se habla de "seguridad de impresión" la reacción inicial es preguntarse si la impresión realmente tiene riesgos de seguridad. Los CIO y CISO deben garantizar que se apliquen las medidas de seguridad adecuadas en toda la empresa, especialmente en las aplicaciones y en la infraestructura de TI. Esto incluye documentos creados por aplicaciones de escritorio, aplicaciones móviles y aplicaciones corporativas que deben ser entregados en una variedad de dispositivos de impresión y destinos electrónicos.

Cada vez vemos un mayor interés en mejorar la seguridad de impresión de las grandes empresas de todo el mundo que entienden claramente que no pueden ignorar este tema para siempre. En el pasado, la seguridad de la impresión y los documentos probablemente no era prioritario, por lo que las organizaciones se centraron primero en las mayores amenazas. Ahora que se han abordado muchos de estos problemas de seguridad de mayor prioridad, están en condiciones de considerar la seguridad de impresión con más detalle.

¿De qué manera están evolucionando las amenazas relacionadas con el mundo de la impresión?

Las amenazas no están necesariamente evolucionando, han existido por mucho tiempo. Lo que está evolucionando es el mayor enfoque organizacional para abordar las amenazas conocidas. Para resaltar los riesgos potenciales de seguridad de impresión y escaneo, pensemos en "qué" está imprimiendo o digitalizando cada empresa. Es contenido de muchas aplicaciones en varias plataformas informáticas. ¿Se trata de información confidencial? Cada empresa sabrá responder esa pregunta, pero si lo pensamos detenidamente, cualquier organización de prácticamente cualquier industria ¿querría que alguien accediera a los documentos impresos por estas organizaciones? Obviamente no.

Por desgracia, las organizaciones de TI a menudo pasan por alto los dispositivos de impresión y no pueden desarrollar e implementar políticas de seguridad apropiadas como lo hacen para otros dispositivos informáticos. Esto abre la puerta a posibles amenazas, donde los atacantes pueden explotar vulnerabilidades y comprometer su flota de impresoras, sus datos y toda su red. En LRS, comprendemos los riesgos de seguridad conocidos con las impresoras y el proceso de impresión, y recomendamos que las empresas consideren los siguientes requisitos clave:

• Proteger impresoras y dispositivos multifunción.

• Proteger los datos de impresión "en el dispositivo" mientras se imprime

• Proteger los datos de impresión "en movimiento" a través de la red

• Proteger los datos de impresión "en reposo" en los servidores de impresión

• Rastrear toda la actividad de impresión para fines de auditoría y análisis de costes.

• Utilizar marcas de agua, marcas de tiempo y otras características de seguridad para clasificar correctamente los documentos.

• Aplicar la protección contra copia y manipulación para garantizar que solo se usen documentos originales

Algunos de estos requisitos tienen mayor prioridad que otros, dependiendo de la naturaleza de cada negocio. Las empresas operan en diferentes industrias y países, y el contenido del documento varía en sensibilidad, por lo que no existe un enfoque de "talla única". Cada negocio debe sopesar cuidadosamente varios factores en el proceso de toma de decisiones. Al implementar soluciones para abordar estos requisitos, las empresas pueden eliminar o reducir en gran medida los riesgos de seguridad de impresión. En pocas palabras, LRS ve la "seguridad de impresión" en dos categorías generales:

• Salvaguardar el contenido de la aplicación de los documentos, y

• Salvaguardar la infraestructura de impresión en toda la empresa, que incluye productos de software y dispositivos de hardware.

Gracias a la gran inversión de LRS en seguridad de impresión, ofrecemos la solución más completa del mercado. Ello no solo proporciona un valor añadido para los clientes, sino también un área clave de diferenciación competitiva en un entorno que está cambiando muy rápidamente.

La movilidad y el cloud son otras tendencias que están marcando la evolución del mercado de impresión y gestión documental. ¿Cómo van a evolucionar estas tendencias? ¿Son dos de los principales reclamos de las empresas?

La movilidad empresarial va más allá de los teléfonos inteligentes, tabletas y portátiles. Por supuesto que son importantes y desempeñan un papel vital para la movilidad, pero los dispositivos informáticos evolucionarán con el tiempo. Todos lo sabemos por experiencia. Lo más importante es cómo utilizamos la tecnología para mejorar la productividad y la eficiencia de nuestra fuerza de trabajo móvil. En última instancia, la movilidad empresarial implica "libertad": libertad para que los trabajadores exploren formas nuevas y más productivas de hacer su trabajos in estar atados a la infraestructura fija de un entorno de oficina tradicional.

Nuestro enfoque está en el trabajador móvil, por lo que debemos comprender sus requisitos específicos en función de sus responsabilidades laborales. Hoy, los trabajadores esperan conveniencia y facilidad de uso cuando interactúan con aplicaciones y tecnología. Se trata de la famosa "experiencia del usuario". También esperan que las aplicaciones y la infraestructura de TI estén disponibles todo el tiempo. Esto da como resultado una situación de beneficio mutuo para los empleados y las empresas porque los trabajadores son más productivos y además están más satisfechos con sus trabajos.

Para algunos trabajadores móviles que hacen malabarismos con su profesión, familia y otros compromisos, trabajo y vida personal se entrelazan. El concepto de un día de trabajo típico no siempre es aplicable, cada día puede ser un poco diferente. Cuando las empresas adoptan las soluciones y la tecnología adecuadas, los empleados tienen una mayor flexibilidad para equilibrar las responsabilidades y las demandas de tiempo de sus trabajos y vidas personales. Los empleados también desean una mayor elección en los dispositivos informáticos que utilizan para realizar sus trabajos. En lugar de un enfoque de “café para todos”, las empresas se dan cuenta de que diferentes trabajadores necesitan diferentes dispositivos informáticos, y algunos empleados pueden necesitar más de un dispositivo para realizar sus tareas de la manera más productiva.

Aunque los trabajadores móviles prefieren usar documentos en formato electrónico, requieren la capacidad de imprimir y escanear documentos impresos cuando sea necesario. Por ejemplo, un representante de ventas puede necesitar entregar un contrato para su firma o escanear un contrato firmado para su procesamiento. Quizás pensemos: "¿No es el objetivo del puesto de trabajo digital eliminar los documentos en papel"? Sí, en términos de desperdicio, uso ineficiente y retención de almacenamiento a largo plazo. Sin embargo, los documentos impresos no desaparecerán pronto a pesar de un cambio importante hacia los formatos electrónicos. Son la encarnación física de sus contrapartes digitales y, aunque a menudo tienen una vida útil corta, cumplen un propósito empresarial importante.

Los servicios en la nube proporcionan capacidad de proceso generalizada, bajo demanda y rentable para los trabajadores móviles. La combinación de dispositivos móviles y servicios en la nube permite a las personas trabajar en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Los rápidos avances en este área están trayendo cambios radicales en la forma en que se prestan los servicios de informática móvil y comunicación en todo el mundo.

En resumen, la movilidad y la nube están entrelazadas, y son elementos clave del puesto de trabajo digital moderno. El puesto de trabajo digital es un concepto abstracto sobre el aprovechamiento de la tecnología moderna y los datos digitales para trabajar de manera más efectiva que en el pasado. No existe una definición consistente y clara porque la línea entre la oficina física tradicional y el lugar donde realmente se realiza el trabajo es algo borrosa y evoluciona. La palabra clave es "digital", que requiere que los datos digitales estén fácilmente disponibles y sean gestionados y utilizados de diversas maneras. El puesto de trabajo digital tiene vínculos con Internet, la movilidad y la computación en la nube porque las empresas deben poner la información disponible en cualquier momento, en cualquier lugar y en diferentes dispositivos informáticos.

No hay duda de que la movilidad y la computación en la nube continuarán evolucionando. La tecnología de TI nunca se detiene y las fuerzas del mercado empujarán a los proveedores de soluciones en la dirección correcta. Hoy, LRS ofrece soluciones en la nube pública y privada, con mucha funcionalidad para los trabajadores móviles. Estamos bien posicionados para ayudar a las organizaciones con sus estrategias de trabajo digital. Continuaremos invirtiendo en nuestras soluciones para cumplir con los requisitos emergentes del mercado

¿Cuál es la propuesta de LRS para optimizar el ciclo de vida del documento? ¿Qué beneficios son los que obtienen las empresas en relación a la oferta de otros fabricantes?

LRS proporciona middleware que captura y entrega documentos generados desde cualquier aplicación que se ejecute en cualquier plataforma a cualquier destino físico o virtual. Esta arquitectura de middleware optimiza todo el ciclo de vida del documento, desde la captura y el procesamiento de imágenes, hasta los flujos de trabajo y la gestión de documentos o todo lo que tenga que ver con la gestión de impresión. En resumen, nuestra arquitectura constituye una capa de servicio que gestiona la captura y entrega de documentos electrónicos o en papel a dispositivos de impresión y a aplicaciones. Dicho de otra manera, permitimos que las organizaciones muevan documentos electrónicos a formato de papel impreso (es decir, un documento impreso) y documentos en papel a formato electrónico (es decir, digitalización). La digitalización convierte los documentos en papel a un formato electrónico útil, como PDF con capacidad de búsqueda. Cuando todo está en formato digital, es posible ahorrar en mano de obra, innovación y automatización de procesos de negocio. También es más fácil salvaguardar, buscar, analizar, compartir y administrar los datos.

Nuestras soluciones de middleware son independientes del hardware, por lo que ofrecemos a los clientes muchas opciones respecto al hardware de impresora que estén considerando utilizar. En resumen, los clientes tienen independencia de la plataforma de hardware. Sus flujos de trabajo de impresión y captura de datos siguen siendo los mismos, independientemente del hardware subyacente de la impresora. Los clientes pueden invertir en una capa de software independiente sean cual sean las opciones de hardware actuales y futuras.

¿Cuáles son las principales novedades de LRS para este 2020?

Impresión segura a través de Internet público sin una conexión VPN/WAN: hoy en día, muchas organizaciones permiten a los empleados remotos y a organizaciones de terceros acceder a aplicaciones de negocio críticas a través de Internet a través de HTTPS. Este es un buen ejemplo de informática basada en Internet. Sin embargo, imprimir desde la aplicación de negocio a un dispositivo en la ubicación remota no es sencillo debido a problemas de seguridad y firewall. Por lo tanto, no sorprende que las organizaciones quieran aprovechar la infraestructura pública de Internet en todo el mundo para imprimir de forma segura en ubicaciones de oficinas remotas, sin la necesidad de una conexión WAN o VPN dedicada. LRS está trabajando en una nueva solución para abordar este requisito del mercado. Nos referimos a esta solución como "impresión de afiliados" porque el proveedor de hosting de aplicaciones y la oficina remota tienen una relación comercial (es decir, afiliada de alguna manera). La solución LRS utiliza tecnología innovadora, como un servicio de notificación basado en la nube que LRS ejecuta y mantiene para los clientes en la plataforma Microsoft Azure. La solución utiliza HTTPS para entregar de forma segura el trabajo de impresión desde el centro de datos a la oficina remota, donde se imprime en una impresora local conectada a la red. Se devuelve la información de estado, por lo que la organización de hosting de aplicaciones tiene una pista de auditoría completa de "quién imprimió qué, cuándo y dónde".

Mejora de nuestra solución MFPsecure / Scan para admitir plataformas de proveedores de hardware adicionales. Hoy, la solución LRS MFPsecure / Print admite 10 plataformas de proveedores de hardware con un "agente de software integrado" para una impresión segura (pull). LRS está trabajando para desarrollar soporte para más plataformas de proveedores, para que podamos ofrecer una solución segura de flujo de trabajo de escaneo a clientes adicionales. Con la solución de escaneo seguro de LRS, los usuarios se autentican de la misma manera que lo hacen para la impresión segura. Esto le permite a la aplicación de escaneo seguro saber qué usuario ha iniciado sesión, para que pueda presentar los flujos de trabajo de escaneo para los que el usuario esté autorizado. Algunos usuarios pueden tener flujos de trabajo únicos definidos, dependiendo de sus responsabilidades laborales. Por ejemplo, RRHH, legal, administración, ventas, servicio al cliente, etc. Por supuesto, una organización puede definir un conjunto común de flujos de trabajo básicos para todos los empleados, como escanear a correo electrónico, escanear a carpeta de inicio, enviar un fax, etc. Los flujos de trabajo pueden ser simples o complejos. Por ejemplo, un solo flujo de trabajo puede procesar y entregar un documento a un destino, o puede enrutar el documento a múltiples destinos de almacenamiento y aplicaciones.

Proporcionar capacidades adicionales para los usuarios a través de un nuevo componente software. Muchas organizaciones de TI desean mejorar la experiencia del usuario con respecto a las funciones de TI cotidianas para sus trabajadores. La impresión es una de estas funciones. LRS está desarrollando una nueva aplicación de escritorio  o “cuadro de mando de impresión” para usuarios. Esta aplicación les permite ser más autosuficientes con respecto a las tareas de impresión y las opciones personalizadas. Por ejemplo, los usuarios pueden aprovisionar/implementar fácilmente impresoras de escritorio (es decir, buscar dispositivos fácilmente, conectarse a ellos y eliminarlos cuando ya no sean necesarios). Los usuarios también tendrán opciones adicionales para delegar a otros usuarios la capacidad de recoger sus documentos previa autenticación en un dispositivo como parte de un flujo de trabajo de impresión pull. Los usuarios también pueden definir las preferencias de idioma en el dispositivo multifuncional. Por ejemplo, un usuario alemán que visite una oficina de EE. UU. Verá la pantalla del dispositivo y las aplicaciones asociadas en el idioma alemán después de autenticarse en el dispositivo. Estos son solo algunos ejemplos de las capacidades que LRS quiere extender a los trabajadores en el puesto de trabajo digital moderno.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de LRS.