Cómo evitar los peligros de IoT en la oficina (II)

Los sistemas y dispositivos informáticos de la oficina, a menos que se comprueben regularmente, pueden volverse peligrosos para la información confidencial de la empresa y de sus empleados. Con demasiada frecuencia, las estrictas medidas de seguridad que se aplican para proteger los datos de la estructura informática no se aplican a los documentos ni a los dispositivos de oficina que se usan para imprimirlos, capturarlos y compartirlos.

Las oficinas continúan cambiando y seguir el ritmo puede ser un desafío incluso para las organizaciones más progresistas. Para evaluar los riesgos asociados con su entorno de oficina conectado y establecer cómo evitar y resolver los problemas, Canon recomienda un enfoque de cuatro pasos:

Auditoría y evaluación

No todos los documentos contienen información confidencial. Cualquier cambio que haga debe centrarse en los que lo son para asegurarse de que el gasto adicional o la disrupción sean mínimos. Gracias a esta evaluación, podrá identificar las brechas físicas o digitales en la seguridad de sus documentos y priorizar aquellos que suponen un mayor riesgo.

Proteja el entorno

Asegúrese que la red a la que se conectan los dispositivos de impresión sea segura. Una revisión de la salud de la red que incorpora estos dispositivos puede identificar puntos peligrosos que se deben cerrar. Considere en qué punto de la red se conectan sus impresoras. Las redes de áreas local inalámbricas (WLAN) son generalmente las más vulnerables al acceso no autorizado, igual que los dispositivos que se conectan a ellas y la información que se envía a estos dispositivos. Si usa un proveedor externo, pídale que lo revise.

Sea inteligente con los dispositivos y sistemas de impresión

Al considerar qué dispositivos de impresión y sistemas de gestión de impresión usar, escoja tecnologías acordes con el enfoque de sus políticas de seguridad y autenticación. También vale la pena tener en cuenta qué tipo de autenticación tiene implementada y que autenticación adicional desea implementar. Busque dispositivos que cumplan los estándares del sector en relación a la protección de los datos que se envían y reciben en los dispositivos durante el proceso de impresión. Y tenga en cuenta las funciones como ‘lectura protegida’ y ‘sígueme’ para los dispositivos multifuncionales, impresoras autónomas y escáneres para reducir los riesgos de que se pueda escanear información confidencial o dejarla en las impresoras.

Adopte una política de protección

Revise todas las políticas de gestión de datos y documentos que tenga, actualícelas y asegúrese de que los empleados las conozcan y estén informados acerca de ellas. En lo posible, automatice la aplicación de esas políticas para reducir la presión sobre los empleados y facilitar su adopción. Asegúrese de borrar los datos de los dispositivos de documentos que incorporen un disco duro antes de reubicarlos o retirarlos, y de que los empleados que dejan la empresa devuelvan los portátiles y dispositivos móviles usados para acceder a documentos y sistemas gestionados, y revoque los accesos de esos empleados inmediatamente. Muchas oficinas siguen confiando en las contraseñas, si se usan para autenticación, no haga selecciones obvias y cámbielas regularmente. También, tenga en cuenta la seguridad física, implementando una política de escritorios limpios para evitar que los empleados dejen información confidencial a la vista.

Más información

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