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Cómo aprovechar al máximo el equipo multifunción

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Además de imprimir, con un multifunción se pueden escanear facturas, extraer los datos, exportarlos al software integrado y archivar dichas facturas en un solo toque. Además, te permite controlar los costes, pudiendo conocer quién imprime y qué imprime, exportar los datos a excell y asignar costes departamentales.

Es obvio que la impresión sigue siendo una función imprescindible en las empresas. A día de hoy seguimos imprimiendo, otra cuestión es que hagamos un uso más racional del documento impreso o escaneado, y con los equipos multifunción las posibilidades son infinitas.

Para sacar el máximo provecho al equipo multifunción, lo primero es saber qué prestaciones tiene. Si el equipo escanea documentos, puede escanear facturas, extraer los datos, exportarlos al software integrado y archivar dicha factura en un solo toque. El usuario puede integrar su flujo de trabajo (desde tickets de gastos, hasta trazado de documentos), y escanear directamente a la integración en sus sistemas de gestión de pedidos, inventario, etc.

Otra de las posibilidades que ofrece es la de conocer y gestionar su uso, una función muy útil para quien le preocupan los costes. Puede conocer quién imprime y qué imprime, incluso cuándo y cómo; exportar los datos a excell; y asignar costes departamentales. Hay marcas que permiten hasta fichar, e incluso asignar cantidades a los usuarios, también crear perfiles y que vean el equipo en distintos idiomas según se identifique dicho usuario. Permite asignar permisos, quién puede escanear y quién no, quién imprime solo en monocromo o a todo color sin límite, etc., además saberlo periódicamente y todo esto sin perder eficiencia y productividad.

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