Descubre cómo contribuyen los servicios de impresión gestionada a tu empresa

En una empresa, una buena optimización de los recursos se vuelve una tarea fundamental para el desarrollo del día a día. Ahorrar costes y evitar pérdidas de tiempo innecesarias son dos variables fundamentales para que la productividad no decrezca. Con el fin de favorecer que esto sea así, es necesario ejercer un control sobre el uso que hacemos de los recursos que tenemos disponibles.

Hay gran cantidad de empresas que subestiman los gastos de impresión y no caen en la cuenta de que esto es un error. No se trata solo de comprar un dispositivo, sino que también hablamos del coste de los consumibles, el papel empleado y el mantenimiento del equipo o equipos, entre otros. De hecho, según un estudio de All Associates Group, Inc., tan solo el 20% de los costes de impresión son costes visibles, un desconocimiento que puede suponer un gasto importante que sumar al negocio. Frente a ello, con los Servicios de Impresión Gestionada es más fácil ejercer un control sobre la impresión que se realiza en nuestra oficina.

Estos servicios MPS consisten en la contratación de un proveedor externo para que evalúe, optimice y gestione de manera continuada un entorno de impresión de una empresa, e incluyen tanto la instalación y mantenimiento de los equipos, como el envío de todos los consumibles, consultoría y soporte técnico especializado, principalmente. Cada vez más negocios deciden contratar servicios de impresión gestionada para poder despreocuparse de los gastos y la gestión en este ámbito, sabiendo que así están controlados por un profesional. Según Brother, estás son las principales ventajas de los MPS:

--Reducción de costes y tiempo. Con el Servicio de Impresión Gestionada, puedes conocer cuál es el gasto de impresión y cómo se reparte, para así elaborar un plan que ayude a reducir esta inversión.
Además, solo se paga por lo que se consume. Teniendo en consideración el volumen de impresión de la oficina, se calcula el coste por página, la distribución de los equipos en el espacio de trabajo, los consumibles necesarios para ese volumen y se recibe el soporte técnico necesario. Esto evita gastos imprevistos y ayuda a tener un control eficiente del presupuesto, aparte del ahorro de tiempo que supone olvidarse de la compra e instalación de nuevos consumibles y la gestión de las incidencias técnicas.

--Maximizar la productividad. Al poder derivar la gestión del servicio de impresión a un ente externo, se liberará a los trabajadores de esta tarea para que puedan centrarse en otras tareas que aporten un mayor valor a la empresa, al tiempo que se evita tener el equipo inactivo por avería en momentos inoportunos.

--Rentabilizar el uso de dispositivos. Cuando se tiene contratado este tipo de servicio, se adquiere todo lo necesario para imprimir en la oficina. Desde la instalación, hasta el suministro de los consumibles necesarios y una gestión de las incidencias según el nivel de asistencia acordado. Recibirás reportes del uso de los equipos para así estar siempre informado, haciendo más sencillo el proceso de toma de decisiones para optimizar el coste y la productividad de los empleados.

--Mejorar los procesos de gestión de los documentos y usuarios. El Servicio de Impresión Gestionada te puede dar información sobre el volumen de impresión total o por usuario, permitiendo un mayor control. Además, pueden establecerse otro tipo de restricciones en cuanto a la configuración de la impresión: si debe ser en monocromo o se permite la impresión a color por usuario; predefinir un perfil de impresión estándar; o, incluso, orientar las impresiones hacia los equipos de menor coste de impresión.

En resumen, el servicio MPS te ayuda a tener un mayor conocimiento del uso que se da a un elemento tan importante en la oficina como es el parque de impresión. Tanto si se trata de una empresa con una gran cantidad de trabajadores en plantilla, como en pymes, tener la impresión gestionada puede ayudar a aumentar la productividad del negocio y a despreocuparte de este aspecto, para que puedas emplear el esfuerzo en tareas más relevantes para el desarrollo de la compañía. En este sentido Brother propone sus Easy Packs, una forma fácil de acceder a impresoras profesionales, sin necesidad de inversión inicial.

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