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El formato digital comparte presente y futuro con el papel

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impresion usuaria

La digitalización ofrece un valor claro para tu empresa, ya que puede reducir de forma notable los gastos y potenciar la organización y la gestión documental, pero está profundamente unida al papel, un formato que todavía tiene mucho que decir en el mundo profesional.

Muchas empresas han afrontado procesos de transformación digital para optimizar sus entornos de trabajo e impresión, pero el soporte físico tiene tanto peso a nivel general que es imposible prescindir totalmente de él. Esta situación se ha mantenido en los últimos años y no parece que vaya a cambiar, ni siquiera en términos de largo plazo.

Según un artículo de Tektonika, concebir un proceso de digitalización en una empresa como una forma de acabar totalmente con el uso del papel es un error. Estas son algunas razones por las que el formato físico sigue teniendo un gran valor en el sector profesional:

--El papel se puede tocar y sentir: Un documento en formato digital no transmite las mismas sensaciones que un documento en papel. Las impresiones en papel transmiten una sensación única que no puede imitar un archivo digital.

--Mayor credibilidad: Tener un contrato en papel, firmarlo y quedarnos con una copia transmite una sensación de credibilidad y de confianza que los medios digitales son incapaces de reproducir, lo que convierte al papel en el mejor formato para presentar proyectos, redactar acuerdos y cerrar contratos.

--Mayor alcance: Con un documento en papel conseguiremos un mayor impacto y podremos llegar a más gente, puesto que es un formato que no entiende de problemas informáticos y que no requiere de ningún dispositivo para cumplir su objetivo.

--Es más cómodo trabajar con papel: Para trabajar de forma eficiente con documentos en formato digital es necesario tener unos conocimientos mínimos y contar con hardware y software compatible. Los documentos y proyectos impresos en papel son mucho más simples, cualquiera puede trabajar sobre ellos con total comodidad y aportar sus ideas sin tener que preocuparse por otras cuestiones. También es más cómodo leer un contrato o una larga sentencia judicial cuando está impresa que hacerlo directamente en la pantalla de un ordenador.

--Es un formato más seguro: El papel es ajeno a las amenazas de seguridad que acechan al mundo digital. Esto lo convierte directamente en un formato más seguro y más fiable, y ha llevado a muchas empresas a utilizarlo como único medio para la presentación de proyectos importantes o para el cierre de contratos de primer nivel.

Por todas estas razones, un entorno de impresión profesional optimizado no es aquél que busca acabar totalmente con el formato físico, sino aquél que es consciente del valor del papel, que lo acepta y que busca unir lo mejor de los dos mundos, para que la empresa pueda dar en todo momento a sus clientes el servicio que necesitan de una manera eficiente.

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