Cómo imprimir con seguridad en los espacios de coworking

El coworking es una práctica muy extendida ya en España debido a la proliferación de los autónomos y pequeños negocios, facilitando la disponibilidad de un entorno y de dispositivos compartidos adecuados para la colaboración, con el claro objetivo de mejorar la eficiencia de los recursos y, de forma indirecta, mejorar la productividad de la empresa.

Sin embargo, uno de los aspectos qué más recelo puede despertar entre los trabajadores es que no todos los usuarios hacen el mismo uso de los recursos de una impresora, sin olvidarse de que por la impresora pasan documentos que pueden ser sensibles o confidenciales y no pueden caer en manos ajenas. Para evitar estos inconvenientes y otros que puedan surgir al hacer un uso compartido de un equipo, existen soluciones que se sirven para imprimir fácilmente y con seguridad en un espacio de coworking.

Por un lado, existen soluciones que permiten aumentar la seguridad a la hora de usar nuestro dispositivo de impresión, como las funciones de bloqueo de seguridad, que restringen el acceso a determinadas funciones o características de los equipos; Secure Socket Layer (SSL), una especificación que protege los documentos mediante la encriptación de la información, evitando accesos indeseados a la misma; y la impresión segura, que permite la impresión de documentos confidenciales protegiéndolos mediante un código PIN. Otra variante de esta opción es el uso de una tarjeta de autentificación NFC, que además de garantizar que solo imprimirán en el dispositivo las personas que estén autorizadas, permite establecer cuotas de impresión o tener un mayor conocimiento sobre el gasto de impresión de cada usuario.

Por otro lado, la personalización de las pantallas de los dispositivos de impresión permite creear accesos personalizados, crear flujos de trabajo, para una eficiente gestión documental, y restringir el acceso a funciones por usuario, para evitar fugas de información. Con esta solución además de personalizar y simplificar el uso de tu dispositivo, se añade la seguridad de limitar su uso a los usuarios permitidos. También, al permitir la personalización, se adapta el dispositivo a las particularidades del sector al que da servicio.

Finalmente, al adquirir un Servicio de Impresión Gestionada un proveedor externo evaluará, optimizará y gestionará de manera continuada un entorno de impresión. Este servicio está enfocado a ofrecer un servicio acorde a las necesidades de cada empresa para poder minimizar los riesgos de seguridad, así como reducir costes, mejorar la productividad y la eficiencia. Estos servicios ofrecen una mayor información sobre cuál es el volumen de impresión por empresa en el espacio compartido o cuál es el coste de impresión por cada trabajador.

Estas soluciones no son excluyentes, sino complementarias. Cada una de ellas aporta un valor a los trabajadores según las necesidades que se demanden en casa empresa. Brother recuerda que lo importante es identificar cuáles son las necesidades de cada negocio antes de comenzar a compartir un lugar de trabajo, para así elegir las soluciones más adecuadas para todos los que conforman el coworking.

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