Consejos para aprovechar al máximo las impresoras compartidas
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Una buena opción para ahorrar en costes de impresión es contar con una sola impresora por cada cierto número de personas dentro de un mismo grupo de trabajo. A la hora de contar con impresoras compartidas, la ubicación y la instalación de las mismas son dos aspectos que hay que tener en cuenta.
A la hora de contar con impresoras compartidas en la oficina es preciso considerar las necesidades de cada empleado para contar con el dispositivo que más se adecué al grupo de usuarios. Además, cada impresora tiene un grupo idóneo de usuarios que la pueden compartir, por lo general entre uno y 15, dato que dependerá del número mensual de impresiones y las necesidades concretas de cada grupo.
Pero no solo tenemos que fijarnos en las características de cada grupo, sin que hay otros parámetros que resultan decisivos para sacar el máximo provecho de la impresora compartida, como la ubicación de la impresora y su instalación en los distintos equipos de trabajo.
Ubicación de la impresora
La ubicación ideal sería en un punto medio para todos los trabajadores que vayan a hacer uso de la misma, para evitar así la pérdida de tiempo realizando los trayectos hasta la impresora. Además, hay que considerar si la impresora cuenta con conexión Ethernet ya que, en ese caso, hay que ubicar la máquina cercana a una toma de red.
Instalación de la impresora
Para que cada equipo pueda enviar sus trabajos a la impresora será necesario conocer la dirección IP de la misma. Una vez establecida esta dirección, se instalará la impresora. Para ello hay que tener en cuenta si se va a instalar en dominio (normalmente cuando el número de usuarios es alto) o en grupo de trabajo (cuando hay menos de 10 usuarios).
Si se instala la impresora en dominio hay que instalar los drivers directamente en el servidor, tras lo cual se procederá a dar de alta la impresora en el Directorio Activo. Si no se trabaja en dominio, se puede trabajar con servidor, instalando la impresora en el servidor y se mapea en los puestos de trabajo, a través del asistente o conectando a la dirección IP que tiene asignada; o se trabaja sin servidor, instalando la impresora en todos los puestos de trabajo. En este caso, se puede realizar una primera instalación con el asistente y después crear un archivo que se guardará en una memoria USB si hay que instalarlo en más equipos.
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