Pautas para la óptima conservación de documentos en papel
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Las empresas están obligadas a conservar ciertos documentos por imperativo legal, para lo que es preciso tener en cuenta factores como el tipo de papel, el sistema de impresión o los consumibles empleados. Brother recomienda imprimirlos con modernos equipos láser o de inyección de tinta, usando los consumibles y el papel recomendados.
Facturas, libros de contables, registros, contratos, correspondencia… son documentos de uso corriente para cualquier empresa, con independencia de su tamaño o sector. No sólo atesoran una información básica para el desarrollo del negocio, sino que además sirven como justificante o prueba de las operaciones y transacciones, por lo que deben conservarse por mandato legal durante distintos periodos de tiempo, ya qe pueden ser requeridos en cualquier momento por la Administración para su inspección.
En la actual era digital, la obligación de conservar documentos afecta a todos los soportes. Si hablamos de documentos en papel, como tickets, nóminas o contratos deberían conservarse en ese formato. Para ello, es preciso tener en cuenta factores como el tipo de papel utilizado, el sistema de impresión o el tipo de consumible empleado, ya que influyen en la conservación de los documentos al afectar a su durabilidad. Por ejemplo, la tecnología de transferencia térmica y el papel utilizado, tiene una durabilidad menor que un documento impreso con una impresora láser o de inyección de tinta, cuyos consumibles hayan pasado por una certificación que así lo asegure (ISO).
En todo caso, es recomendable fotocopiar o escanear aquellos documentos que sea necesario conservar. Especialmente en los casos en los que tengamos dudas sobre su durabilidad, como sucede, por ejemplo, con un ticket de compra.
Brother señala que para garantizar que nuestros documentos en papel se mantengan en perfecto estado de conservación durante los años que exige la ley lo ideal sería, además de preservarlos de la luz, del aire y de la humedad, imprimirlos con modernos equipos láser o de inyección de tinta, usando los consumibles y el papel recomendados. De ese modo, la durabilidad del documento se alargará y estarán siempre como el primer día.
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