Documentos que debes guardar en formato impreso
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Cuando todos los documentos empresariales parecen querer subirse a la nube, unos cuantos se resisten a la digitalización, conservándose en formato papel, como los contratos, las escrituras o los documentos fiscales, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.
A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso. No obstante, aunque los originales se conserven en papel, las copias digitalizadas de muchos de estos documentos se envían a diario por mail. Y es que la digitalización documental y la impresión en formato papel presentan sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que es conveniente tener en formato papel destacan los siguientes:
Contratos. Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos son firmados y guardados por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos, para una mejor accesibilidad a ellos.
Licencias y permisos. Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial, etc. Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección.
Documentos fiscales. La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.
Escrituras. Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales, son selladas en cada hoja por el notario, se ponen timbres del estado en cada folio, se firman y se pone el sello notarial al final del documento. Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico.
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