Ventajas de la autenticación de usuarios aplicada a la impresión

Son varios los métodos para habilitar la autenticación de usuario en una impresora: bien mediante códigos de usuario, que deben ser registrados en la impresora con anterioridad, o bien mediante tarjeta NFC, a través de una impresora que disponga de lector NFC. La autenticación también se puede realizar mediante la libreta de direcciones de la impresora, mediante el controlador y servidor de Windows en la misma red de la impresora y mediante el servidor LDAP, un protocolo basado en la conexión entre el servidor y el usuario. Pero ¿cuáles son las principales ventajas para la empresa? Básicamente son las siguientes:

--Implementar funciones de seguridad

Proteger los documentos es un problema en cualquier empresa o negocio. Por lo tanto, aproximadamente dos tercios de los responsables de la toma de decisiones y directivos están de acuerdo en que la seguridad es una de las principales preocupaciones. Al menos en una ocasión un empleado ha perdido documentos, ya sea dentro o fuera de la empresa, pero, al habilitar la autenticación, se restringe el acceso a usuarios no registrados y se evita la impresión no deseada de registros confidenciales o información sensible.

--Personalizado por usuario

En relación con lo anterior, las impresoras con una configuración de identificación y contraseña tienen una experiencia de usuario más personalizada, para activar funciones adicionales que antes no estaban visibles. La personalización puede ser conveniente y mejorar la seguridad al limitar el acceso a funciones específicas que no interesan.

--Reducir los costes de impresión y los residuos

Un gran número de empresas están preocupadas por el desperdicio de impresiones o recursos que no son necesarios. Por lo tanto, la autenticación de usuario es una gran herramienta para evitar este problema. Con la identificación de usuario y las contraseñas habilitadas, los administradores pueden proporcionarles acceso solo a lo que necesita un empleado. Un ejemplo de esto es limitar a algunos usuarios a imprimir y copiar solo en blanco y negro, bloqueando todas las copias en color. Además, los administradores pueden asignar cuotas mensuales a los usuarios, lo que puede reducir las impresiones innecesarias.

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