La impresión descontrolada es una fuente de gasto y residuos
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¿Sabías que cada empleado deja olvidados, de media, unos 600 folios al año en la impresora? Como señala Brother, puedes gestionar este exceso de material impreso de manera eficiente mediante el uso de soluciones de pull printing, así como estableciendo una configuración pensada para ahorrar.
La impresión no tiene por qué suponer un gasto excesivo. Para reducir esta partida, lo más importante es conocer los costes de impresión actuales. Por ejemplo, muchos empleados imprimen en exceso, dejando olvidadas en la bandeja de impresión hasta 600 páginas al año.
¿Cómo gestionar este exceso de material impreso de manera eficiente? Para empezar, como señala Brother en su guía ‘Los costes ocultos de la impresión’, puedes implementar medidas que requieran que el usuario esté junto al equipo cuando vaya a imprimir, de forma que se evite la acumulación de documentos impresos.
También es necesario tener claro en qué casos no es necesario recurrir a la impresión a color o a las configuraciones de alta calidad, aplicar permisos que limiten la cantidad de impresiones que se pueden realizar, y utilizar herramientas de gestión que permitan hacer un seguimiento de las impresiones de cada empleado.
Brother recomienda el pull printing, una solución que permite a los usuarios recoger sus impresiones cuando y donde quieran, identificándose en el equipo de impresión elegido mediante PIN, contraseña o tarjeta. Por ejemplo, con SecurePrint Advanced de Brother, los documentos se liberan solo cuando su propietario esté delante del equipo, para asegurar la recogida inmediata. El proceso de autentificación puede hacerse mediante la combinación de usuario y clave o, para facilitar su uso, mediante tarjetas NFC.
Otra forma de ahorrar es estableciendo, de forma predeterminada, una configuración pensada para ahorrar, que permita limitar el volumen de impresiones a color, a una sola cara y de alta resolución cuando no sean necesarias, o aplicar permisos por usuario. En este sentido, junto con la herramienta de Bloqueo Seguro de Funciones de Brother, SecurePrint Advanced permite al administrador crear y configurar diferentes perfiles de usuarios en los que puede determinar cuotas de impresión, restringir la impresión en color, y configurar las funciones a las que puede acceder cada uno de los usuarios registrados.
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