Claves para sacar el máximo partido al presupuesto destinado a impresión (y II)

Al manejar el presupuesto de impresión es importante gastarlo de la manera más eficiente posible y no comprar equipos por el mero hecho de hacerlo. Según Brother, trabajar con un número menor de proveedores de tecnología que en años anteriores; y aprovechar la experiencia de su proveedor tecnológico para entender y destacar en el mercado de la tecnología de impresión, cada vez más complejo, son dos formas de lograrlo.

Consolidación de los proveedores

En 2019 una empresa trabajaba, de media, con ocho proveedores de hardware distintos, más que solo tres años antes. Este escenario muchas veces nos lleva a tener una mezcla compleja y difícil de manejar de sistemas que no están completamente integrados. Es hora de que las empresas empiecen a consolidar el número de proveedores con los que trabajan porque esto les ayudará a gestionar mejor tanto sus sistemas como las relaciones con ellos.

Todo indica que muchas empresas ya están empezando a hacerlo: la media ha bajado de ocho proveedores de hardware a seis en los últimos seis meses, y es probable que esta cifra siga disminuyendo, ya que el 67% aseguran estar considerando consolidar su número de proveedores de hardware a lo largo de los próximos tres años.

Se espera que esto aporte beneficios significativos. Tres cuartos (72%) aseguran que simplifica los procesos por tener menos facturas, se reduce a un solo punto de contacto y se crea una relación más cercana. Además, es más fácil verificar la seguridad de un solo proveedor, lo que les ayuda a mantener sus propios niveles de seguridad. Una proporción similar (71%) afirma que la reducción mejora la calidad del servicio, gracias a una relación más cercana con el responsable de la cuenta, sistemas mejor adaptados a sus necesidades específicas y resolución de los problemas más rápida y fácilmente. Finalmente, también hay beneficios en eficiencia como economías por compras al por mayor, una mayor capacidad de negociación y una integración de sistemas más sencilla

Aprovechar la experiencia del proveedor tecnológico

La impresora, ya se utilice para imprimir, hacer copias o escanear, es una parte integral de los procesos empresariales y tiene la capacidad de reducir gran parte de la carga administrativa. Invertir en la tecnología apropiada para asegurar que contamos con los mejores equipos y servicios para cubrir las necesidades es, por tanto, de importancia crítica. Sin embargo, muchas veces incluso quienes toman la decisión de comprar y se encargan de mantener estos equipos de impresión, no cuentan con el conocimiento y experiencia necesarios para asegurar que se están utilizando las tecnologías adecuadas.

El proveedor de impresión estará más capacitado para llevar a cabo una evaluación exhaustiva de las necesidades de la organización y será capaz de recomendar el equipo y servicios óptimos. También puede asegurar que, incluso los sistemas de impresión más complejos reciben el mantenimiento que necesitan.

Aun así, aunque el 78% de las empresas cuentan con un contrato continuado con sus proveedores de impresión, la mayoría de ellos solo recibe un servicio básico de mantenimiento que cubre el hardware, averías y/o reposición automática de consumibles.

A pesar del hecho de que tener periodos de inactividad cortos o inexistentes en los equipos de impresión es fundamental para muchas empresas, y de que también son muchas las que aseguran que una atención rápida cuando algo va mal es importante, menos de la mitad (47%) dispone de servicio técnico por parte del fabricante, y menos de un tercio (30%) recibe una evaluación de necesidades de su proveedor de impresión.

Aquéllos que alquilan hardware de impresión sugieren que algunos de los beneficios más importantes de este modelo son los relacionados con la experiencia del proveedor: un 28% asegura que valora tener un experto al teléfono cuando necesita asistencia, y un 27% está de acuerdo con que su experiencia y conocimiento es útil para entender qué soluciones se adaptarán mejor a sus necesidades.

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¿Cuál es el futuro del mercado de impresión? ¿Qué dispositivos o servicios son los más adecuados para las empresas o los usuarios finales? Si quieres obtener más información sobre un segmento en crecimiento puedes visitar la página de nuestro colaborador Brother