Grufesa apuesta por la solución de gestión documental de Canon

Con 40 socios, Grufesa es una empresa onubense que trabaja cada campaña para poner a disposición del consumidor más de 26.000 toneladas de fresas, que crecen en sus 500 hectáreas de cultivo. El crecimiento que la compañía viene experimentando desde 2005 ha generado, año a año, un gran volumen de documentación, que se convirtió en un problema.

El flujo de trabajo habitual se basaba en fotocopiar los archivos, llevarlos físicamente a cada responsable encargado de aprobarlos y, finalmente, almacenarlo. Si era necesario obtener información concreta sobre un documento, se precisaba buscar a la persona responsable. Por lo tanto, administrar manualmente todas las facturas, contratos o expedientes se convertía en ocasiones en una tarea tediosa en la que era posible perder o traspapelar información. Así, Grufesa decidió implantar un software de gestión documental que facilitara el control de los archivos, redujera el tiempo de tratamiento y disminuyese el archivo físico destinado al almacenaje de éstos, aumentando así la eficiencia y optimizando tiempos.

Grufesa contempló otras dos opciones antes de decidirse por la solución de gestión documental de Canon. Esta se ha personalizado para controlar todos los documentos relacionados con la administración de albaranes, registros de mercancías, facturas y contratos con la que trabaja la compañía a diario. Para ello se ha creado un sistema de categorías que guarda, automáticamente, cada documento en su carpeta correspondiente. La integración de esta solución con el ERP y el servicio de correo electrónico de la empresa proporciona también un registro del intercambio de correos entre la compañía y sus clientes y proveedores, ya que cada mensaje queda también almacenado en la herramienta para facilitar su posterior búsqueda.

Juan Manuel Méndez, administrativo de Grufesa, indica que el cambio ha sido notable. “Antes cada contrato estaba archivado en una carpeta física y, cuando alguien lo necesitaba, lo cogía y se lo llevaba, pero no se podía controlar si lo devolvía o no, ni si hacía algún cambio sobre éste”.

La introducción digital de Grufesa en el tratamiento de documentos también ha permitido revisar en detalle los procesos de negocio. Por ejemplo, gracias a la instauración de nuevos flujos de trabajo, con pasos que se gestionan automáticamente, la revisión en procesos de aprobación de facturas o pagos es ahora un trabajo fácilmente trazable y justificable.

Tras un año desde la implantación de la solución, las ventajas han sido múltiples y notables. Con la digitalización, ya no es necesario imprimir todos los documentos y guardarlos en un archivador físico, con el consecuente ahorro de papel. Paralelamente, ha aumentado la seguridad a la hora de administrar los documentos, y se ham reducido los plazos de aprobación de las facturas de proveedores. Este ahorro de tiempos es un factor muy importante para Méndez, que destaca que “ahora podemos localizar y consultar un albarán o una factura en cuestión de segundos. Antes, en ocasiones podía llevarnos hasta una hora de trabajo”.

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