Orenes Grupo mejora la seguridad y el control documental

Con casi 50 años de historia, y una plantilla de más de 2.000 trabajadores, Orenes Grupo es uno de los grandes referentes del ocio en España y en México. Como operador global de juego, está presente en casinos, bingos, salas de juego, apuestas deportivas, terminales en hostelería y juego online bajo la marca VivelaSuerte. es.

La compañía murciana opera en toda la geografía nacional, y aplica en cada comunidad la normativa autonómica de regulación del juego, lo que dificultaba el trabajo de la empresa, ya que cada delegación tenía sus propios flujos de trabajo. Además, cada una de las máquinas recreativas que distribuye cuenta con un número de matrícula, una documentación cuyo trámite se realizaba en ocasiones a través del envío físico y otras online, lo que suponía un problema a la hora de controlar el conjunto de documentación de las delegaciones desde la sede central en Murcia. El envío de facturas impresas a los clientes implicaba también unos tiempos y costes adicionales para la empresa.

Por todo ello, Orenes Grupo decidió implantar un gestor documental que le permitiese un mayor control del conjunto de documentación de las máquinas recreativas desde un servidor central y que simplificase la adaptación a las diversas normativas comunitarias. Tras contemplar varias opciones, finalmente optó por la solución de Canon debido a su flexibilidad en la implementación, las diferentes posibilidades de integración con otros programas y por los buenos resultados de las experiencias previas con la marca, ya que el grupo cuenta también con equipos multifunción Canon, controlados con el software de gestión de impresión de la propia compañía.

La puesta en marcha del gestor documental se realizó en menos de dos meses. En un primer momento, se estableció en el Departamento de Operaciones, dedicado a gestionar las licencias para la instalación de máquinas recreativas. Tras esta primera fase, la solución se implementó en más áreas, como las de asociados, en los listados de facturación y en las bases de datos de conocimiento. Además, se estableció en el área de administración con el fin de controlar de forma más eficaz las fechas de entrega de ciertos proveedores. Este año se pretende extender el uso de la herramienta a otras áreas de la empresa, como los casinos de México o el Departamento Jurídico.

Para José Chico Bernal, director de Informática de Orenes Grupo, la herramienta de Canon ha mejorado el control y la seguridad en el manejo de toda la documentación. “Ahora tenemos un servidor que almacena la base de datos, realiza copias de seguridad independientes y controla el acceso de los usuarios mediante una autentificación y contraseña, mientras que antes cada usuario tenía que guardar la documentación en su ordenador; un sistema que no ofrecía ninguna garantía de seguridad”, asegura Chico. “Nuestra sede de Murcia no tiene que hacer todo el trabajo, sino que cada delegación tramita su documentación y la reporta a la central”.

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