Pautas para reevaluar tu infraestructura de impresión (I)
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Es muy probable que tu negocio haya cambiado en el último año, y tus dispositivos de impresión necesiten una actualización para que sean más eficientes y ofrezcan capacidades adicionales. La reducción de costes suele ser una de las principales preocupaciones a la hora de reevaluar la infraestructura de impresión.
Con el tiempo, las organizaciones pueden perder el control de su entorno de impresión y escaneo a medida que crecen, especialmente si sus operaciones abarcan múltiples geografías. En esos casos, los departamentos de TI necesitan reevaluar su infraestructura de impresión, bien porque sus dispositivos actuales necesiten una actualización para ser más eficientes, agregar capacidades adicionales o quizás porque deseen comprender las necesidades de impresión de su organización.
La reducción de los costes suele ser una de las principales preocupaciones a la hora de reevaluar la infraestructura de impresión. Según Ysoft, hay una variedad de formas en que las soluciones de gestión de impresión pueden reducir los costes de impresión de tu organización:
• Optimiza la flota de impresión basándote en datos de uso real: no puedes administrar lo que desconoces, y es por eso que la información es tan importante. Es necesario conocer qué dispositivos se usan más, cuándo y por qué departamentos o personas.
Para muchas empresas, la cantidad de dispositivos de impresión se puede reducir reemplazando las impresoras personales de una sola función por dispositivos multifunción compartidos ubicados en áreas donde se produce la mayoría de las impresiones. La gestión de impresión, con un amplio conjunto de opciones de reporting, puede darte la información que necesitas para tomar decisiones sobre cuántas impresoras se necesitan y dónde deben ubicarse. La gestión de impresión también proporciona un acceso seguro al dispositivo y una impresión pull que permite eliminar las impresoras personales, que a menudo representan una gran carga de mantenimiento para TI.
• Evita desperdicio de papel: un trabajo impreso que no era necesario es un ejercicio increíblemente derrochador y costoso. Esto ocurre a menudo cuando un usuario envía un trabajo de impresión y luego se da cuenta de que hay un error tipográfico, por lo que reimprime el trabajo y el primer trabajo se descarta. Se estima que un 27% del papel de copia usado hoy en día se desperdicia debido a esto.
• Establece reglas de impresión: los administradores pueden crear reglas que hagan cumplir las políticas de impresión de ahorro de costes, incluyendo impresión de una cara a dos caras, y de color a blanco y negro. Al no permitir imprimir ciertos tipos de trabajos de impresión o mediante el cambio de ruta de trabajos a impresoras más eficientes, las grandes compañías pueden ahorrar costes. Con el tiempo, la mayoría de las organizaciones descubren que el comportamiento del usuario cambia y los costes generales de color y consumibles disminuyen.
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