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La importancia de una política de impresión basada en reglas

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Todas las organizaciones desean ahorrar dinero y reducir los costes fijos, y al mismo tiempo quieren que sus empleados sean felices y productivos. Una buena política de impresión puede hacer que todo en su empresa se vea mejor: sus documentos, sus usuarios e incluso sus resultados finales.

Prácticamente la totalidad de las empresas desean recortar los costes de impression, pero no hay que hacerlo a costa de que sus empleados no puedan hacer su trabajo. En este sentido, cuando a los empleados se les pregunta sobre sus mayores frustraciones, la impresión se sitúa entre las primeras de la lista, debido a que en ocasiones la política de impresión impide que los trabajos se impriman de la forma en que el usuario solicitó.

Muchas soluciones de gestión de impresión permiten aplicar reglas y restringir el uso de determinadas funciones, como opciones de color y acabado. En algunos casos, los usuarios no pueden cambiar estas decisiones. Es una forma segura de reducir los costes, pero ¿es una forma inteligente de hacerlo? Al fin y al cabo, si se ha invertido en dispositivos avanzados de impresión, es muy probable que desee que la gente los pueda usar. Así que, ¿cómo fomentar un uso sensible de la impresión en lugar de aplicar reglas estrictas?

Según un post de LRS, el papel y la impresión es un área que debería manejarse de la forma más rentable posible. Existen formas sencillas de reducir inmediatamente los costes de impresión sin generar frustración entre los empleados. La impresión basada en reglas no tiene por qué ser tan inflexible. Puede ser una forma de fomentar una conducta de impresión sensible sin arrebatarle al usuario su poder de decisión.

Cualquiera puede entender que no es necesario imprimir un correo electrónico en color, pero pocas personas se acuerdan de cambiar los ajustes cuando imprimen. Puede ayudar a sus empleados estableciendo configuraciones estándar para determinadas colas de impresión con el objetivo de que sea más fácil imprimir de forma rentable que de forma derrochadora. Para hacerlo, no necesita obligar a imprimir a dos caras o en un solo color, basta con que sea el método de impresión por defecto.

Aunque tenga varias impresoras, las personas suelen imprimir en el dispositivo más cercano. Pocos usuarios conocen el coste de impresión por página de cada dispositivo y no es razonable esperar ese nivel de conocimiento. Pero puede ayudarles con eso si presentara a los usuarios una vista previa del coste en todos los dispositivos cercanos. Una vez que vean las diferencias, es más probable que elijan la opción menos cara. Una política de impresión basada en reglas es precisamente esto: una forma de evitar costes de impresión innecesarios, pero ofreciendo al personal la capacidad de usar las opciones que necesitan para seguir siendo productivos.

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