Porqué realizar una consultoría de impresión (I)

Lo normal en una empresa es que vaya creciendo paulatinamente en personal y recursos, con las consiguientes diferencias entre los diversos equipos de impresión que se han ido comprando a lo largo del tiempo. El hecho de que cada equipo cuente con unas características diferentes puede afectar de forma negativa a la productividad de los trabajadores y, además, suponer un aumento innecesario de los costes. Brother aconseja contratar una consultoría de impresión, ya que no solo se reducirían dichos gastos, sino que también se mejoraría la productividad de los trabajadores y la funcionalidad de los equipos, ofreciendo soluciones más adaptadas a las necesidades concretas de la empresa.

Lo primero que hay que hacer en una consultoría de impresión es analizar de forma exhaustiva la situación de la empresa en el momento en el que se empieza el proyecto. En el caso de Brother, los parámetros de estudio que define están avalados por su experiencia, lo que constituye un pilar fundamental del éxito de los proyectos.

Para saber cuál es el coste total de propiedad de todo el flujo documental, se llevará a cabo un inventario físico, económico y tecnológico de dicho flujo, además de estudiar al personal que lo gestiona y los dispositivos que se utilizan. Cuando se hayan recopilado estos datos, se puede decir que se tiene una imagen tridimensional de la situación “actual” la empresa, unos datos que servirán para alcanzar los verdaderos objetivos finales:

--Optimizar los flujos documentales.

--Aumentar la productividad de los trabajadores.

--Considerar procesos alternativos que mejoren los trabajos de impresión y digitalización.

--Obtener el mayor porcentaje de ahorro posible en los costes con respecto a la situación inicial.

El análisis de ciertos datos es imprescindible para poder llevar a cabo una consultoría de los servicios de impresión exitosa. Los parámetros que se tienen en cuenta incluyen, tanto un análisis funcional, donde se se observa el inventario de los equipos, los volúmenes de impresión de la oficina, los ratios de productividad y la dispersión del equipamiento; como un análisis técnico, donde presta atención a la racionalización y la obsolescencia de los diversos equipos, y un análisis económico, donde es especialmente importante prestar atención al coste del equipamiento y a los gastos que se hacen en consumibles y mantenimiento.

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