6 formas de asegurarte que tus impresoras cumplen con GDPR

Al revisar los procesos de recopilación y almacenamiento de datos en tu empresa, ¿has considerado si tu impresora puede estar en riesgo? El hecho es que la seguridad de las impresoras hoy en día va más allá de los documentos impresos, porque estas hacen mucho más que imprimir, y en las manos equivocadas, podrían ser utilizadas para acceder a información confidencial contenida en documentos impresos, interceptar archivos de impresión u obtener credenciales de usuario.

Si además tenemos en cuenta que la seguridad de los dispositivos aumenta de cara al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), debes mantener tu flota de impresión al tanto de cualquier riesgo potencial. Brother ofrece tres directrices para asegurarte de que la o las impresoras en tu empresa mantengan toda la información confidencial a buen recaudo y cumplen con GDPR:

--Elige un lugar seguro. ¿Has colocado tu impresora en algún sitio donde se pueda ver? Si eliges un espacio que esté a la vista. en lugar de estar escondida en una habitación separada o en un rincón aislado, podrás estar atento a su actividad. También es un gran elemento disuasorio para los fisgones, lo que es especialmente importante en áreas donde el público puede entrar y salir, como una zona de recepción.

--Protege el equipo. Si tratas con datos confidenciales de forma regular, piensa en proteger físicamente tu impresora para que no pueda ser robada fácilmente, ya que las impresoras con disco duro pueden almacenar información a la que se puede acceder o interceptar. Independientemente del motivo, si tu máquina cayó en las manos equivocadas, también lo hacen los datos que almacena.

--Vigila el papel. Restringir el acceso al papel puede sonar obvio, pero este simple movimiento podría reducir significativamente el riesgo de robo o fraude. Esto es especialmente importante si utilizas papel de seguridad preimpreso, por ejemplo, cheques o recetas médicas. Para ayudar a evitar cualquier acceso no autorizado, también puedes asegurar la bandeja de entrada de papel en el dispositivo. Recuerda también destruir el papel con información sensible, una vez que ha sido utilizado.

--Descentraliza el riesgo. Si ciertos departamentos manejan datos confidenciales de forma regular, puedes considerar la posibilidad de asignarles una impresora independiente. De esta manera te asegurarás de que los documentos confidenciales no sean interceptados fácilmente.

--Modifica la contraseña. Las impresoras vienen con una contraseña de administrador predeterminada que puede ser fácil de adivinar. Cuando la configures, cerciórate de establecer una contraseña segura que sea única para ese dispositivo.

--Usa un equipo seguro. Comprueba que tu dispositivo tenga las características de seguridad que tu negocio necesita. Por ejemplo, las impresoras Brother admiten protocolos de comunicación y cifrado estándar del sector. También es una buena idea comprobar si tu impresora tiene un bloqueo de configuración para evitar que un usuario no autorizado la pueda cambiar, o un bloqueo seguro de funciones, que permite controlar qué usuarios pueden cambiar la configuración o utilizar ciertas funciones con un PIN o una tarjeta de acceso NFC.

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El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Brother.