Reduce costes en la oficina racionalizando la impresión
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Un buen día nuestro jefe nos encarga la tarea de ahorrar costes de oficina. Dice que se gasta demasiado en papel y consumibles, y que hay que ahorrar, apretarse el cinturón y buscar maneras de racionalizar los consumos. He aquí algunas estrategias para reducir el coste global de impresión.
Los costes de impresión están asociados al consumo de papel y toner o cartuchos de tinta. Estos son directamente proporcionales al uso que se haga de las impresoras instaladas para imprimir, ya que por escanear con una multifuncional no se paga. Las estrategias que tenemos para reducir el coste global de impresión son:
-Reducir el volumen total de impresión (número de copias).
-Renegociar el contrato con el proveedor o precios de compra de consumibles.
-Usar el sistema que mejor se adecúe a nuestro consumo (pago por copia frente a la compra directa de consumibles).
-Formar a las personas para que impriman sólo lo imprescindible.
-Implantar un procedimiento de control periódico de impresión.
-Instalar algún sistema de limitación de uso de impresoras (bloqueo, saldos máximos).
En realidad deberíamos aplicar todas las estrategias anteriores y al final ver el resultado. La última, sólo si no nos queda más remedio y teniendo en cuenta que, según los expertos, no existe en el mercado la aplicación de limitación perfecta. Tampoco se trata de instaurar un control policial de las impresoras, sino más bien de concienciar a los usuarios del alto coste de cada copia.
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