¿Sabes que puedes reducir tus costes de impresión hasta un 40%?

Hay muchas formas de reducir sus costes mensuales de impresión, desde adquirir impresoras más eficientes a contratar un modelo de servicios de impresión gestionados (MPS). Sin embargo, si deseas mantener tu actual flota de impresoras y minimizar sus costes de impresión, hay diversas estrategias. En este sentido, HP señala que adoptar unas políticas sencillas, instruir al personal y utilizar opciones o herramientas de gestión disponibles, puedes reducir tus costes de impresión en un 40% o incluso más. Estas son algunas de ellas:

Utiliza los modos borrador y económico

Hay muchas situaciones que requieren una impresión profesional de alta calidad, pero muchas otras no. Por ejemplo, casi todos los documentos internos se pueden imprimir en modo borrador o en modo económico. El texto puede quedar más grisáceo y los gráficos con menos resolución o irregulares, pero perfectamente legibles y aptos para la mayoría de usos. Por si fuera poco, se imprimirán antes y emplearán hasta un 50% menos de tinta o tóner, según el tipo de impresora y el trabajo de impresión. Aunque el consumo variará según las impresoras, el uso mensual y el balance de impresión en blanco y negro y en color, solo con usar los modos borrador o económico podría ahorrar un 30% o más.

Controla las impresiones a color

Imprimir a color puede ser muy útil para intentar vender un producto o servicio, o simplemente para destacar algo. Sin embargo, muchas veces es innecesario y costoso. Como norma general, las páginas a color te costarán de cinco a diez veces más que las copias monocromáticas. Restringe el uso del color a ciertos documentos e incluso a determinados usuarios como parte de su política de impresión y respáldala con el uso de herramientas y opciones de gestión de la impresión siempre que sea posible. Solo con disminuir su patrón de impresión en color del 20% mensual al 10%, podrías reducir sus gastos hasta en un 20%.

Recorta tus gastos en papel

Si quieres reducir tus gastos en papel y alcanzar los objetivos medioambientales, considera la impresión a doble cara. Cada vez que imprimas un documento de cuatro o más páginas, estarás reduciendo a la mitad el número de páginas que utilice. Puedes ahorrar incluso más papel en documentos internos o borradores iniciales si utilizas la opción de imprimir varias páginas por hoja. Si imprime dos páginas por hoja a doble cara, un documento de ocho páginas solo ocupará dos hojas, pudiendo ahorrar un 40%. Además, considera utilizar papel más económico para los documentos internos de menor importancia. Si tienes una impresora con varias bandejas de entrada, prueba a configurarla para que utilices el papel más económico por defecto en la bandeja principal y el papel de mayor calidad en la bandeja secundaria, para documentos externos. Si cambias a un papel más económico, podrías reducir tus gastos de impresión en un 8 o un 9%.

Utiliza la impresión pull

En un mundo ideal, no quedarían copias olvidadas en la bandeja de salida de la impresora, pero en el mundo real sucede constantemente. La impresión pull, que obliga a los usuarios a autentificar un trabajo en la misma impresora antes de imprimirlo, puede resolver este problema y se incluye en una amplia variedad de impresoras de oficina actuales. Si la tuya es una de ellas, inclúyela en tu política de impresión y te beneficiarás de importantes ahorros.

Utiliza la vista preliminar antes de imprimir

Merece la pena instruir y animar a los usuarios para que utilicen la función de Vista preliminar, sobre todo antes de imprimir documentos largos. De este modo, tienen la oportunidad de comprobar que el documento está configurado correctamente y que los elementos no se han desplazado o han desaparecido de la página. Por eso también merece la pena hablarles de la opción de autoajustar a la página en la ventana de la impresora.

Cambia las fuentes

Las fuentes más grandes, densas y de más impacto utilizan mucho más tóner, especialmente si se imprimen a gran tamaño. La creación de plantillas que haga un uso más eficiente de las fuentes y tamaños para los documentos internos y externos podría ayudarte a ahorrar tinta o tóner y papel.

Aprende a usar la configuración de energía de su impresora

Debes mantener el equilibrio entre el ahorro de energía, el consumo de electricidad y el tiempo que la impresora necesita para calentarse, por lo que quizás debas configurarlas de forma independiente, aunque el esfuerzo merecerá la pena. Y si tus impresoras son antiguas y consumen 20 W o más incluso en espera, apágalas completamente cuando no haya nadie en la oficina.

Se selectivo

Debes enseñar a sus equipos a seleccionar páginas individuales o rangos de páginas para que, de este modo, no impriman páginas prácticamente en blanco o páginas con los términos y condiciones de un correo electrónico. Así te asegurarás de que solo imprimen el material que necesitan de una página web. Sería aún mejor que les enseñaras la opción de imprimir en PDF, las notas web de Microsoft Edge y aplicaciones o servicios como Pocket o OneNote, que se pueden utilizar para guardar información de una página web sin tener que imprimirla.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de HP.