Pautas para proteger tu información confidencial impresa

Al revisar los procesos de recopilación y almacenamiento de datos en tu empresa, ¿has considerado si tu impresora puede estar en riesgo? Es fácil pasar esto por alto. El hecho es que la seguridad de las impresoras hoy en día va más allá de los documentos impresos, porque estas hacen mucho más que imprimir.

Pues bien, con la introducción de GDPR, las directrices en torno a los datos son más estrictas que nunca, y las consecuencias son más graves para aquellos que no toman medidas para proteger la información confidencial. Para que puedas mantenerte al tanto de cualquier riesgo potencial, Brother da una unas pautas para asegurarte de que la o las impresoras en tu empresa mantengan toda la información confidencial a buen recaudo:

--Coloca tu impresora en algún sitio donde se pueda ver. Si eliges un espacio que esté a la vista en lugar de estar escondida en una habitación separada o en un rincón aislado, podrás estar atento a su actividad. También es un gran elemento disuasorio para los fisgones, lo que es especialmente importante en áreas donde el público puede entrar y salir, como una zona de recepción.

--Protege físicamente tu impresora para que no pueda ser robada fácilmente. Puede sonar un poco extremo, pero las impresoras con disco duro pueden almacenar información a la que se puede acceder o interceptar. Independientemente del motivo, si tu máquina cayó en las manos equivocadas, también lo hacen los datos que almacena.

--Restringe el acceso al papel. Esto es especialmente importante si utilizas papel de seguridad preimpreso, por ejemplo, cheques o recetas médicas. Para ayudar a evitar cualquier acceso no autorizado, también puedes asegurar la bandeja de entrada de papel en el dispositivo. Recuerda también destruir el papel con información sensible, una vez que ha sido utilizado.

--Asigna una impresora independiente a departamentos que manejan datos confidenciales de forma regular. De esta manera te asegurarás de que los documentos confidenciales no sean interceptados fácilmente.

--Modifica la contraseña de administrador predeterminada. Cuando la configures, cerciórate de establecer una contraseña segura que sea única para ese dispositivo.

--Comprueba que tu dispositivo tenga las características de seguridad que tu negocio necesita. Es una buena idea comprobar si tu impresora tiene un bloqueo de configuración para evitar que un usuario no autorizado la pueda cambiar. Si deseas aún más control, considera una impresora con un bloqueo seguro de funciones. Esto permite controlar qué usuarios pueden cambiar la configuración o utilizar ciertas funciones con un PIN o una tarjeta de acceso NFC.

Las impresoras Brother admiten protocolos de comunicación y cifrado estándar del sector, y también contienen soluciones como Impresión segura, que protege los documentos confidenciales a través de un PIN; Bloqueo seguro de funciones, una herramienta que permite que una empresa tenga más control sobre sus dispositivos, configurando restricciones de acceso al equipo por usuario; y Secure Print+, una solución avanzada de seguridad que consiste en la autentificación a través de tarjeta de identificación con tecnología NFC.

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