Ventajas de usar impresoras seguras en espacios colaborativos
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Cada vez más empresas apuestan por trabajar en espacios de colaboración, que, bien configurados, aportan grandes beneficios. Para ello es necesario que los dispositivos compartidos, como las impresoras, empleen soluciones que garanticen que son utilizadas con seguridad.
Los espacios colaborativos que albergan grupos de empresas de numerosos sectores crean una plataforma para creaciones de negocio, conocimiento compartido, colaboración y crecimiento, permitiendo a las organizaciones reducir sus costes operativos, dinamizar las operaciones y adoptar la mentalidad de las startups, permitiendo que equipos pequeños y disidentes trabajen en espacios colaborativos. Si tu negocio es grande o pequeño, los beneficios de estos espacios de colaboración bien configurados serán transformadores, especialmente cuando se combinan con tecnología puntera.
Uno de los dispositivos TI que más suele utilizarse en común en estos espacios son las impresoras, que se pueden compartir y distribuir los gastos entre todos los trabajadores del espacio. Sin embargo, este es uno de los aspectos qué más recelo puede despertar entre los trabajadores, ya que no todos los usuarios hacen el mismo uso de los recursos de una impresora. Además, no hay que olvidarse de que por la impresora pasan documentos que pueden ser sensibles o confidenciales y no pueden caer en manos ajenas. Afortunadamente, como señala Brother, existen soluciones que las resuelven para así poder imprimir con tranquilidad, fácilmente y con seguridad en un espacio colaborativo.
Por un lado, están las funciones de bloqueo de seguridad, las cuales restringen el acceso a determinadas funciones o características de los equipos. De esta manera, solo damos acceso a las funciones que están permitidas para el usuario y podemos llevar el control de lo que puede hacer cada uno para, a posteriori, cobrar por los distintos servicios, por ejemplo.
Por otro lado, está Secure Socket Layer (SSL), una especificación que protege los documentos mediante la encriptación de la información, evitando accesos indeseados a la misma. Un estudio de 2016 revelaba que alrededor de un 60% de los ciberataques se producen a través de las impresoras, por lo que incorporar esta opción a un espacio compartido por donde circula una gran cantidad de información de diferentes empresas se vuelve muy necesario para conservar la confidencialidad.
Otras de las funcionalidades de seguridad es la de impresión segura, que permite la impresión de documentos confidenciales protegiéndolos mediante un código PIN. Esta solución permite asegurar que tu información confidencial se imprimirá cuando llegues a la impresora y marques el código. Así será más complicado que caiga en manos externas o pueda mezclarse con los trabajos de impresión de otras empresas o trabajadores.
Otra variante de esta opción es la identificación por NFC. Esta solución es perfecta para organizaciones que manejan datos sensibles y es necesario garantizar la privacidad, ya que permite a través de una tarjeta de autentificación NFC, imprimir los documentos solo cuando el usuario esté listo para recogerlos de la impresora, al igual que con el método de PIN. De esta manera, se evita que los documentos más confidenciales no se impriman hasta que se esté físicamente delante del dispositivo.
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El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Brother.
