Cómo compartir espacio de trabajo e impresora de forma segura

El auge del emprendimiento, el teletrabajo, la deslocalización y la flexibilización de los empleos ha traído una nueva estrella al mundo laboral: los centros de 'coworking', que ofrecen una alternativa al puesto de trabajo más tradicional. Las cifras son claras: según el informe 'Global Coworking Survey', se estima que a finales de este año 2,2 millones de personas trabajarán en alrededor de 22.000 coworkings en todo el mundo, y en 2020 serán 2,68 millones de trabajadores y 26.300 coworkings.

En estos espacios lo habitual es hacer un uso compartido de algunos elementos, a fin de distribuir los gastos entre todos los trabajadores del espacio. Uno de estos elementos puede ser las impresoras, pero su uso compartido es el que más recelo puede despertar entre los trabajadores, ya que no todos los usuarios hacen el mismo uso de los recursos de una impresora. Además, por la impresora pasan documentos que pueden ser sensibles o confidenciales y no pueden caer en manos ajenas.

Para evitar estos inconvenientes y otros que puedan surgir al hacer un uso compartido de un equipo, como señala Brother, existen soluciones que las resuelven para así poder imprimir con tranquilidad, fácilmente y con seguridad en un espacio de coworking.

Por un lado, están las funciones de bloqueo de seguridad, las cuales restringen el acceso a determinadas funciones o características de los equipos. De esta manera, solo damos acceso a las funciones que están permitidas para el usuario y podemos llevar el control de lo que puede hacer cada uno para, a posteriori, cobrar por los distintos servicios, por ejemplo. Por otro lado, está Secure Socket Layer (SSL), una especificación que protege los documentos mediante la encriptación de la información, evitando accesos indeseados a la misma.

Otras de las funcionalidades de seguridad es la de impresión segura, que permite la impresión de documentos confidenciales protegiéndolos mediante un código PIN. Otra variante de esta opción es la identificación a través de una tarjeta de autentificación NFC.  De esta manera, se evita que los documentos más confidenciales no se impriman hasta que se esté físicamente delante del dispositivo, y solo imprimirán en el dispositivo las personas que estén autorizadas.

Por otro lado, el uso de una tarjeta de autentificación permite establecer cuotas de impresión o tener un mayor conocimiento sobre el gasto de impresión de cada usuario. Además, al recoger los documentos en el momento de ser impresos, puede reducirse la cantidad de archivos que se olvidan en la impresora, reduciendo costes de impresión.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Brother.