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GDPR e impresión: Piensa antes de imprimir

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GDPR empresa

Después de un largo período de advertencias para prepararse, muchas compañías se encontraron en un estado de caos tratando de implementar medidas para el cumplimiento de GDPR. Pero incluso hoy, pocas personas aprecian el hecho de que la normativa también tiene un impacto en el procesamiento de documentos y los procesos de impresión.

Los trabajos de impresión están esperando en la cola, mientras que las impresiones más antiguas ya se encuentran en la bandeja de salida de la impresora. Todos los días, nóminas, informes de recursos humanos y muchos otros documentos impresos corren el riesgo de terminar en las manos equivocadas. Se trata de documentos que, para cumplir con el reglamento general de protección de datos (GDPR), deben protegerse.

Las impresiones físicas no son el único riesgo. Las impresoras actuales son sistemas informáticos que pueden ser pirateados. Por lo tanto, la transmisión de datos desde el dispositivo del usuario final a la impresora, generalmente realizada sin encriptación, representa una posible violación de GDPR.

“Proteger la confidencialidad de los datos personales almacenados en las impresoras es una parte vital de una estrategia de privacidad y seguridad de datos que cumpla con GDPR. El incumplimiento normativo y los compromisos de los datos personales pueden dar lugar no solo a multas, sino, en casos graves, al cierre de las operaciones de TI por parte de la autoridad de protección de datos”, dice el abogado Martin Schiefer, del bufete de abogados Schiefer Rechtsanwälte. "También es parte de esta estrategia eliminar todos los datos almacenados en las impresoras al final de su ciclo de vida".

Como siempre, el desafío es llegar a la raíz del problema. El cifrado del trabajo de impresión debe ocurrir en el dispositivo donde se origina, no durante la transmisión de datos o el proceso de impresión. Las redes cifradas ofrecen cierto alivio cuando se trata del problema de proteger los "datos en movimiento" no cifrados. Las soluciones de pull printing, por otro lado, abordan el problema de los empleados descuidados. Esto se aplica no solo al entorno de la oficina central y a los usuarios locales, sino también en cada sucursal y para todos los dispositivos utilizados con fines profesionales.

Esta solución no solo es práctica, sino que también garantiza el cumplimiento de GDPR. “En todas las empresas actuales, se utilizan dispositivos móviles, incluidos smartphones y tablets. Las soluciones de pull printing permiten que estos dispositivos se integren completamente en los procesos de impresión de toda la empresa y cumplan con todos los requisitos de GDPR", explica Karin Bopp, experta en gestión de salidas de LRS, empresa que asesora y respalda a sus clientes con soluciones de impresión compatibles con GDPR.

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