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Cumplir con RGPD está en tu mano, y en tu impresora (I)

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La seguridad de los datos está cada vez más presente entre las principales preocupaciones de las empresas, sobre todo a raíz de la aplicación de RGDP. Sin embargo, hay riesgos evidentes de seguridad que se pasan por alto, especialmente en el terreno de la impresión. Brother da unas pautas para cumplir con la normativa.

Pese a que han pasado casi nueve meses de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), muchas empresas todavía se están adaptando. No es una tarea fácil y hay un gran punto ciego que muchas organizaciones no están teniendo en cuenta en sus planes: sus sistemas de impresión.

En la era de RGPD, cualquier dispositivo de impresión que no se tenga en cuenta en los planes de cumplimiento de la normativa podría llevar a una vulnerabilidad del sistema. Así, una impresora no segura es una vía de entrada en una red, lo que significa que puede ser una puerta trasera a los datos del sistema. Brother ofrece diez consejos que te ayudarán a descubrir cuáles son los riesgos más habituales en este terreno y, lo más importante, te permitirán cumplir con el GDPR en el entorno empresarial. He aquí los cinco primeros:

-- Plan de cumplimiento de RGPD. Toda empresa debe contar con un plan de cumplimiento de la normativa. Pregunta al Delegado de Protección de Datos de tu empresa, si lo hay, o a tu responsable directo.

-- Uso restringido de equipos compartidos. Si utilizas una impresora compartida, éstas no deben ser accesibles entre departamentos con funciones diferentes o distinta formación/preocupación sobre el RGPD y la gestión de datos sensibles. El uso compartido es mejor restringirlo a grupos de usuarios con necesidades y objetivos comunes.

-- Impresión segura de información sensible. Prácticamente todas las empresas trabajan con información confidencial: impuestos o nóminas de los empleados, registros médicos, documentos legales, información contractual, etc. Si esta información cayera en las manos equivocadas, podría causar serios problemas para la empresa. Una opción adecuada para imprimirla es utilizar las opciones disponibles de tu equipo en cuanto a impresión segura, en la cual indicas un PIN en el controlador de impresión que sólo libera el trabajo cuando la persona introduce dicho PIN en el equipo.

-- Atención a los documentos abandonados en la impresora. Imagina por ejemplo que un empleado descontento ha encontrado información confidencial o crítica para el negocio, ¿qué le impide escanearlo y enviarlo por email? Es importante que si ves documentos sin recoger en la impresora avises al Delegado de Protección de Datos o a tu responsable directo, y los pongas (sin leer) en un lugar seguro.

-- Imprimir mediante tarjeta de identificación. En la actualidad, gracias a la tecnología NFC incorporada en muchos equipos de impresión, es muy sencillo liberar los trabajos de forma controlada. Trata de implementar mecanismos que exijan la presencia del usuario o su identificación en el equipo para imprimir trabajos. Así evitarás riesgos de fuga de información, y reducirás el coste que supone imprimir documentos que luego no se recogen.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Brother.