Consejos para que tus impresoras cumplan con el RGPD
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Aunque han pasado dos años ya desde su implantación, muchas empresas aún no se han adaptado al Reglamento General de Protección de Datos, y siguen sin poner los medios para evitar que haya información confidencial accesible a otras personas en las impresoras. Brother ofrece unas pautas para cumplir con el RGPD en el entorno empresarial.
La seguridad de los datos está cada vez más presente entre las principales preocupaciones de las empresas, sobre todo a raíz de la aplicación del RGDP. Sin embargo, hay riesgos evidentes de seguridad que aún se pasan por alto, sobre todo en el terreno de la impresión. Brother repasa cuáles son los riesgos más habituales en este terreno, y cómo garantizar que éstos no supongan una brecha de seguridad en los datos:
-- Plan de cumplimiento RGPD. Toda empresa debe contar con un plan de cumplimiento de GDPR. Pregunta al Delegado de Protección de Datos de tu empresa, si lo hay, o a tu responsable directo.
-- Uso restringido de equipos compartidos. Si utilizas una impresora compartida, éstas no deben ser accesibles entre departamentos con funciones diferentes o distinta formación/preocupación sobre el GDPR y la gestión de datos sensibles. El uso compartido es mejor restringirlo a grupos de usuarios con necesidades y objetivos comunes.
-- Impresión segura de información sensible. Para evitar que información confidencial caiga en las manos equivocadas una opción adecuada es utilizar las opciones disponibles de tu equipo en cuanto a impresión segura.
-- Atención a los documentos abandonados en la impresora. Es importante que si ves documentos sin recoger en la impresora avises al Delegado de Protección de Datos o a tu responsable directo, y los pongas (sin leer) en un lugar seguro.
-- Imprimir mediante tarjeta de identificación. En la actualidad, gracias a la tecnología NFC incorporada en muchos equipos de impresión, es muy sencillo liberar los trabajos de forma controlada. Así evitarás riesgos de fuga de información, y reducirás el coste que supone imprimir documentos que luego no se recogen.
-- Ubicación de equipos accesible. Evita la instalación de equipos de impresión en localizaciones lejanas, no controladas, y a las que puedan acceder personas ajenas a la empresa.
-- Encriptación de la información - Es importante que la información viaje de forma encriptada entre el ordenador y el equipo de impresión, para que ningún agente externo pueda interceptarla.
-- Restricción de las funciones de impresión. Las funcionalidades avanzadas del equipo de impresión permiten restringir las funciones del equipo disponibles por usuario, concediendo acceso individual a algunas o a todas las funcionalidades de la impresora.
-- Precaución con los dispositivos móviles. Si mandas a imprimir regularmente documentación desde diferentes dispositivos, hay que asegurarse de que la información no es interceptada, incluso si te roban el dispositivo, si es hackeado o si alguien no autorizado accede a él.
-- Revisión periódica del plan de cumplimiento RGPD. Revisa su adecuado cumplimiento, rectifica aquello que no se esté realizando correctamente e implementa mejoras hacia la seguridad sin que esto perjudique la productividad de los empleados.
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