Hacia el procesamiento de documentos zero-touch
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Debido a la pandemia, casi de la noche a la mañana las empresas han tenido que reconvertir sus procesos e infraestructuras de documentos existentes para poder entregar documentos electrónicamente. Las empresas con una sólida estrategia de gestión de salidas lo tienen más fácil para realizar el cambio, señala LRS.
La pandemia de COVID-19 está cambiando la forma en que las empresas usan e interactúan con los documentos. Antes de la pandemia, los trabajadores estaban en la oficina y las empresas operaban de acuerdo con sus flujos de trabajo habituales. Las aplicaciones empresariales creaban documentos críticos que se imprimían y entregaban a los usuarios finales y a otras partes interesadas para que pudieran realizar sus trabajos. Pero una vez que la pandemia golpeó, algunas compañías se dieron cuenta de que no tenían una manera fácil de poner esos documentos en manos de los trabajadores que los necesitaban.
Muchos empleados están trabajando desde su casa, lejos de las impresoras donde sus aplicaciones normalmente entregaban estos documentos críticos. En otros casos, aunque los trabajadores no tuvieron problemas para obtener los documentos impresos, sus clientes externos se negaron a firmarlos o aceptarlos, por temor a estar expuestos al Coronavirus.
LRS ha notado como casi de la noche a la mañana las empresas han tenido que reconvertir sus procesos e infraestructuras de documentos existentes para poder entregar documentos electrónicamente. Es el caso de una gran compañía energética mundial, que estaba en proceso de abordar proyectos de transformación digital cuando llegó la pandemia. La crisis los llevó a actualizar un proceso de gestión de documentos que incluye el ensamblaje manual de documentos, firmas físicas, sellos de certificación y más.
Debido a la naturaleza de su negocio y los altos costes monetarios y regulatorios de cualquier error, los directores debían revisar los documentos y luego imprimir una factura para firmar y sellar con un sello oficial. Debido a la pandemia, buscaban automatizar este proceso y utilizar la entrega de documentos por correo electrónico con un sello digital y una firma. Como ya contaban con una sólida estrategia de gestión de salidas, LRS pudo proponer rápidamente una solución para este cambio de gestión de documentos físicos a uno electrónico. Aunque la propuesta inmediata fue una solución táctica, encaja bien con sus objetivos estratégicos a largo plazo.
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