Desafíos que conlleva un proyecto de gestión de documentos

Un proyecto de gestión de documentos puede ser sumamente complejo. Puede incluir documentos procedentes de múltiples fuentes de datos, documentos creados en múltiples formatos, y documentos que se dirijan hacia tipos de destinos totalmente diferentes. Cuando los datos del documento necesitan modificarse varias veces antes de imprimir, puede que una solución estándar de gestión de documentos no sea la mejor respuesta.

Por ejemplo, considera un paquete de documentos que necesita ser agrupado y enviado utilizando códigos de barras o etiquetas del servicio postal para garantizar una entrega certificada. Los documentos del paquete incluyen diferentes tipos y proceden de distintos orígenes. La tarea es desarrollar una solución que reúna los contenidos del paquete y determine cuándo se completará el paquete de documentos.

El siguiente paso puede ser ordenar los componentes por tamaño o tipo para aplicar los códigos de barras o etiquetas de correos adecuados. Puede que solo se deba imprimir algunas partes del documento, pero es posible que tengas que archivar otras para futuras tareas de proyectos. Finalmente, es probable que necesites incorporar funciones de seguimiento y análisis de documentos para respetar las normas corporativas sobre auditoría.

Como mínimo, el ejemplo descrito requerirá recopilación, comprobación, clasificación, agrupación, preparación del envío y auditoría de los datos. Estas son actividades más bien comunes dentro de una empresa que lidia con el envío de documentos a destinatarios internos o externos de forma diaria. Pero combinar todo esto en un proceso automatizado pero flexible es la parte complicada.

Levi, Ray & Shoup (LRS) ofrece asistencia especializada en proyectos de gestión de documentos en forma de colaboración, personalización e implementación integrada de software. Las funciones básicas de muchas implementaciones de gestión de documentos incluyen recepción verificada de datos, y agrupación, división y formateo inteligente de documentos. El software de LRS gestiona estas funciones, así como el envío programático basado en varios metadatos y una pista de auditoría completa que incluye informes con indicadores para todos los puntos de contacto con los documentos involucrados. La capacidad del software para gestionar cada una de las tareas requeridas en un workflow optimizado, combinada con el seguimiento integral de los documentos, constituye los cimientos para conseguir buenos resultados.

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