La importancia de la gestión documental para el sector financiero
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Cuanto más importantes son los documentos para una empresa, más importante se vuelve la infraestructura de gestión de salidas para la gestión del ciclo de vida de los documentos. En el caso de las organizaciones financieras, esto es particularmente importante para mejorar el servicio al cliente y cumplir con las normas y regulaciones.
Los bancos, los proveedores de servicios financieros y las compañías de seguros son algunas de las organizaciones más dependientes de documentos del mundo. A diferencia de los fabricantes u otras compañías que producen productos tangibles, una declaración escrita o un contrato firmado es a menudo el único vínculo físico entre una entidad financiera y sus clientes. Estos mismos documentos también contienen información valiosa utilizada durante las auditorías de cumplimiento y otras acciones regulatorias.
Independientemente del tamaño y el alcance de la red de una institución financiera, los vínculos reales de la relación con el cliente se forman a nivel de sucursal. Para una empresa con miles de sucursales, esto significa que se pueden comprar, configurar y admitir miles de servidores remotos, mientras que las aplicaciones que impulsan el negocio generalmente residen en el centro de datos central, donde se puede administrar y mantener fácilmente. Por supuesto, esto podría provocar muchas complejidades de proceso costosas y posibles ineficiencias.
Por otra parte, debido a su papel en la economía global, las instituciones financieras enfrentan algunas de las auditorías de cumplimiento más estrictas de cualquier industria. Quienes regulan los bancos, las compañías de seguros y otros proveedores de servicios examinan los documentos internos y de atención al cliente para comprobar que las instituciones pueden respaldar sus compromisos. El acceso instantáneo a la información solicitada por los reguladores puede marcar la diferencia para mejorar los procesos de auditoría anual.
Una solución de gestión de salidas puede reducir la necesidad de servidores de impresión y otra infraestructura en sucursales remotas. La solución se conecta a la perfección a los servidores de aplicaciones que se ejecutan en el centro de datos central y dirige los documentos directamente a las impresoras en sucursales.
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