Garantizar la seguridad de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida

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La transferencia insegura de datos entre los equipos de los usuarios, la nube y los dispositivos finales, como las impresoras, pueden crear múltiples vulnerabilidades. Las empresas deben considerar todos los aspectos sobre cómo y dónde se utilizan, procesan y comparten los datos, de ahí la importancia de asegurar los procesos de gestión de documentos.

Muchas empresas piensan que la ciberseguridad solo concierne a las operaciones digitales, pero las amenazas no se limitan al mundo digital y, para proteger la información a lo largo de todo su ciclo de vida, es vital pensar de forma integral. Las empresas deben considerar todos los aspectos sobre cómo y dónde se utilizan, procesan y comparten los datos. Esto significa no solo los sistemas digitales internos, sino también las copias impresas y en papel, que pueden representar con demasiada frecuencia el eslabón débil. Según datos de Quocirca, el 59% de las organizaciones ha experimentado al menos una pérdida de datos relacionada con los documentos impresos.

Incluso antes de las plantillas de trabajadores se descentralizarán de forma masiva, el ciclo de vida de los documentos era largo, lo que se traduce en múltiples puntos débiles. Los datos creados o capturados digitalmente a menudo se almacenan en múltiples lugares o se procesan varias veces. La transferencia insegura de datos entre los equipos de los usuarios, el almacenamiento en la nube y los dispositivos finales, como las impresoras, pueden crear múltiples vulnerabilidades, junto con el riesgo de que los documentos impresos físicamente caigan en manos equivocadas, ya sea por accidente o de forma malintencionada.

A medida que los desarrollos globales llevan a más gente a trabajar desde casa, es más vital que nunca que el personal sea capaz de compartir información de forma segura entre los dispositivos y la nube. Para garantizar la seguridad coherente de los datos a lo largo del ciclo de vida de la información, una estrategia vital es profundizar en la seguridad de los procesos de gestión de documentos, que incluyen:

•Gestión de la impresión: asegurar el proceso desde el envío de los documentos a imprimir hasta la salida del documento impreso en el dispositivo. Prevenir las violaciones de los datos protegiendo los dispositivos de impresión conectados a la red y asegurar todas las actividades de los usuarios relacionadas con la impresión.

•Gestión de la captura: asegurar la digitalización de los documentos en papel y su distribución al destino deseado. Mejorar la seguridad de los documentos controlando el acceso a las funciones de escaneado y proteger los documentos digitalizados.

• Gestión de documentos y contenidos: asegurar el almacenamiento y el procesamiento de documentos, ya sea a través de aplicaciones en local o en la nube. Garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos y reforzar las medidas de seguridad para los documentos y contenidos.

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