La importancia de la gestión documental en el cumplimiento de RGPD

En mayo se cumplieron dos años de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de datos (RGPD), una normativa que afecta a todos los países de la UE y a cualquier entidad que gestione datos personales de individuos europeos en cualquier parte del mundo.

Son multitud las organizaciones que continúan en fase de adaptación a la norma. Sin embargo, la cantidad de datos que almacenan, procesan, acceden y transfieren continúa creciendo de modo exponencial como consecuencia de la digitalización de los procesos. En este escenario, es clave que las empresas e instituciones tomen verdadera conciencia del inmenso poder del dato, y sean, por tanto, más responsables de su gestión y uso.

Por ejemplo, el consentimiento de uso de los datos de clientes o ciudadanos es obligatorio con RGPD, que exige que, además de conservar el consentimiento, cuando está en un formato físico de papel, se debe realizar una copia digital, la cual deberá ser clasificada y custodiada oportunamente para su inmediata e íntegra recuperación en caso de auditorías o requerimientos. Según Brother, para cumplir con este precepto, empresas de todos los sectores debe invertir en el desarrollo e implantación de soluciones de gestión documental que recogen, almacenan y gestionan los datos de cara a su protección.

Hay empresas que aún no han definido con claridad sus estrategias dirigidas a dar cumplimiento a la normativa, y continúan enfrentándose a un riesgo que, en realidad, no es tan complicado de soslayar. Todas ellas deberán empezar por analizar todos los procesos en los que se manejen datos y determinar qué equipos de impresión o escaneado les pueden ayudar a cumplir con la norma.

También deben tener en cuenta que, por estar conectados a redes de comunicaciones, estos equipos deben estar protegidos contra posibles intrusiones o pérdidas accidentales de impresiones o escaneos portadores de información confidencial o datos sensibles. En paralelo, tendrán que diseñar una auditoría de procesos destinada a verificar que se cumplen las políticas de privacidad y seguridad establecidas, y habilitar medidas destinadas a identificar y evitar vulnerabilidades que puedan dar lugar a brechas de seguridad que pongan en riesgo la organización.

Culminado este proceso, utilizando tecnologías de autenticación de usuarios se asegurará la confidencialidad y se garantizará la accesibilidad a los documentos requeridos en el momento en que se soliciten.

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