Software de archivado: más allá del simple almacenaje de documentos
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En su actividad comercial ordinaria, las organizaciones crean documentos y otros registros que reflejan sus transacciones internas y externas. Desde formularios de ingreso de pacientes a archivos de Recursos Humanos, etc. La capacidad de controlar quién tiene acceso a registros como estos es fundamental, y el software de archivado puede ayudar.
Los documentos y demás registros suelen contener información confidencial sobre tu actividad principal, como la identidad de tus clientes, de tus proveedores o de tus empleados. Es decir, el tipo de información que a su competencia le puede interesar conseguir. El software de archivado permite proteger esta información.
Como señala LRS, el software de archivado puede capturar de forma segura registros creados digitalmente, como mensajes de correo electrónico y versiones de documentos en PDF, y material electrónico digitalizado creado mediante un proceso de escaneo y almacenarlo todo en un repositorio cifrado online. Una vez guardados los archivos en este lugar seguro, todos los intentos de verlos, imprimirlos, reenviarlos, eliminarlos o usarlos de cualquier otra manera se pueden registrar, controlar e incluso impedir, gracias a los derechos de acceso de los usuarios. Así así, aun en el caso de que los documentos acaben en las manos equivocadas, tendrás herramientas para encontrar el origen de la filtración.
Este nivel de control tiene otras ventajas. Por ejemplo, cuando los usuarios saben dónde encontrar un documento dado en formato electrónico, pueden sentirse menos inclinados a imprimirlo. Esto es así sobre todo si el software de archivado permite acceder al documento con el navegador de un dispositivo móvil, lo que evita tener que llevar a todas partes un montón de informes impresos. Menos impresión significa además menos costes de impresión, cosa que agradece cualquier organización.
Es evidente que almacenar los documentos en software de archivado electrónico es una forma más segura y controlable de preservar la información. Sin embargo, aunque archivar los registros es importante, saber cuándo y cómo destruirlos de forma responsable es igual de importante. De hecho, puede salvar su empresa.
El software de archivado de documentos también simplifica el cumplimiento las normativas sobre almacenamiento, destrucción, retención y auditoría de registros electrónicos, mediante la automatización de innumerables procesos relacionados con documentos. Los usuarios autorizados pueden acceder de forma rápida y sencilla a la información que necesitan para hacer su trabajo, y las organizaciones tienen un registro de auditoría completo en el que se describen el quién, el qué, el dónde, el cuándo y el cómo del uso de documentos. Las funciones de retención de documentos basadas en reglas garantizan la eliminación automática de los documentos innecesarios de acuerdo con las órdenes corporativas o gubernamentales.
El software PageCenterX de LRS facilita mucho más que un archivo de documentos. Esta solución escalable basada en navegador ahorra dinero y mejora la productividad de los empleados al proporcionar acceso instantáneo a documentos y reducción de copias impresas.
La solución aprovecha las inversiones en infraestructura existentes a través de la integración con aplicaciones de negocio populares, suites de productividad de oficina y soluciones de seguridad de red, y facilita los esfuerzos de descubrimiento y cumplimiento electrónico con sofisticados recursos de búsqueda y auditoría, así como con reglas de retención / caducidad de datos automatizadas.
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