Analiza las necesidades de tu empresa antes de comprar una impresora
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Muchos aprovechan los últimos días del año para renovar su parque de impresión, pero es importante elegir con criterio para no quedarse cortos, optando por un modelo que no cuente con todas las prestaciones que resultan imprescindibles, o para no pasarse, eligiendo una impresora de la que no se llegarán a usar buena parte de sus funciones.
Antes de elegir el modelo, es básico analizar exhaustivamente las necesidades de la empresa en cuanto a impresión, no solo en cuanto a prestaciones necesarias, sino en cuanto a número de usuarios. Y es que, con parte de la plantilla teletrabajando, puede ser con la mitad de tu base instalada o incluso solo con una o dos impresoras tengas suficiente.
Para conocer las necesidades de tu empresa, tendrás que estudiar durante un tiempo cómo se llevan a cabo las tareas de impresión en ella, cuántas de ellas tienen lugar cada día y semana, y si hay picos de impresión. También tienes que estudiar en qué formatos se imprime más o menos, o si las impresiones son en blanco y negro o a color, y cuántas se realizan con cada tamaño de papel. Así podrás analizar mejor qué capacidad y velocidad debe tener tu nueva impresora.
Lo siguiente que tienes que analizar es el tipo de impresiones que se llevan a cabo. Si son documentos de texto y borradores no necesitarás contar con un modelo de gran precisión. Si por el contrario, tienes que realizar impresiones de alta calidad y en color, necesitarás una impresora como las que están indicadas para empresas de diseño gráfico. Todo depende, pues, del volumen de impresión de la empresa y del tipo de trabajo que se desempeñe en ella. También, por descontado, del tamaño de la empresa, puesto que esto decidirá si necesitas una o más de una. Y, en este último caso, en qué departamentos.
Finalizado el estudio, ya sabrás si en tu empresa necesita una impresora en color o monocromo, de gran capacidad o media, y si necesitarás más de una. Puede que descubras que necesitas imprimir documentos de gran formato, y que como la impresora de la empresa no puede hacerlo lo tienes que encargar fuera.
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