Porqué las comunicaciones en papel seguirán persistiendo
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Aunque el correo electrónico y otros sistemas conectados han ido reemplazando al papel como medio de comunicación dentro de una organización, el papel sigue siendo vital. Datos de una encuesta de IDC de 2019 a nivel mundial revelan que más del 10% de los empleados en oficina imprimen entre 40 y 60 páginas por semana para trabajar.
Los cambios que la pandemia de la COVID-19 impuso a las empresas, entre ellos el obligar a muchos empleados a trabajar desde casa, ponen en relieve la necesidad de procesos empresariales automatizados. Cuando los empleados no pueden trabajar codo con codo en una oficina, la adopción de nuevas políticas y tecnologías será crucial para desarrollar una nueva estructura de trabajo con equipos dinámicos y flexibles.
En este sentido, el correo electrónico y los flujos de trabajo automatizados gestionan la función de las comunicaciones de manera más eficiente, agilizando los procesos empresariales y permitiendo a las organizaciones responder más ágilmente a los cambios en el entorno empresarial. Sin embargo, las comunicaciones en papel siguen siendo vitales.
En un momento en el que el espacio de trabajo presenta un entorno altamente conectado independientemente de la ubicación física de cada empleado, el papel ya no funciona como un método para comunicar información comercial, sino que, se convierte en el registro autorizado de los acontecimientos y transacciones. Por ejemplo, los certificados de acciones, los contratos comerciales y las facturas de venta, registran y validan importantes transacciones comerciales en las que los facsímiles electrónicos serían sospechosos.
El papel proporciona un registro menos efímero de los acontecimientos y decisiones. Y, seguirá siendo un recurso vital en el futuro del modelo de negocio del trabajo. Si las organizaciones eliminan el papel de los procesos internos, los clientes prefieren recibir los documentos importantes en papel. Las comunicaciones impresas actúan, además, como una llamada a la acción para que el cliente responda, ya que un documento impreso es más difícil de ignorar que un correo electrónico.
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