Cómo desplegar un servicio de impresión gestionado en múltiples ubicaciones (I)

Para una empresa con múltiples sedes, gestionar los procesos de impresión puede ser todo un reto, incluso para los negocios más avanzados, ya que se deben tener en cuenta muchos aspectos: desde el tipo de hardware y software que se utiliza hasta los empleados que lo están usando. Por eso, es fundamental contar con una estrategia detallada y efectiva. Brother hace un repaso por los elementos que se deben tener en cuenta al implementar un programa de servicios de impresión gestionados (MPS) en diferentes localizaciones. Aquí van los tres primeros:

Definir los requisitos por adelantado

Para estar mejor preparado, lo mejor es definir previamente tantos aspectos como sea posible para que el proveedor pueda responder con una solución completa que cubra las necesidades específicas. Estos pueden referirse al tipo de software que necesita la empresa para operar, o cuáles son los flujos de trabajo clave del negocio. Si se prepara por adelantado un listado con los requisitos del nivel de servicio, los hitos de implementación y los requisitos de los informes, se podrán evitar problemas en el futuro.

Encontrar la configuración adecuada

Aunque se puede garantizar la consistencia del servicio en múltiples ubicaciones, es poco probable que todas las sedes tengan las mismas dimensiones. Teniendo en cuenta que una impresora mal ajustada puede influir negativamente en la productividad, vale la pena saber dónde estarán ubicados los equipos. Así, se podrá satisfacer las necesidades específicas de cada sede y, al mismo tiempo, proporcionar el control y las economías de escala necesarias de forma centralizada.

Realizar un auto análisis

Un servicio gestionado de impresión debería proporcionar eficiencia en todas las localizaciones, sobre todo en lo que se refiere al tiempo y rendimiento de los empleados. Un buen proveedor, en la fase de evaluación, se asegurará de identificar las necesidades de impresión y adecuar la prestación de servicios a cada oficina, sin añadir costes innecesarios. En este sentido, un equipo multifunción con muchas opciones podría confundir a aquellos usuarios que tengan necesidades básicas de impresión y una formación básica. Mediante el análisis y las pruebas de usuario, será posible cubrir las necesidades de cada área de negocio, al tiempo que se implantar medidas de ahorro en costes.

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