Cómo desplegar un servicio de impresión gestionado en múltiples ubicaciones (y II)
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Un servicio de impresión gestionado beneficia a toda la empresa, pero prepararse de forma correcta es la clave para su despliegue. Brother recalca la importancia de elegir al partner que se esfuerce por entender cuáles son las necesidades exactas del negocio y diseñe una solución exclusiva para cada una de ellas.
Gestionar el parque de impresión en empresas multisede puede ser muy complejo, y la labor de un proveedor de servicios es conocer las necesidades de antemano para ajustar y optimizar el servicio final. Brother hace un repaso por los elementos que se deben tener en cuenta al implementar un programa de servicios de impresión gestionados (MPS) en diferentes localizaciones. Aquí van los tres últimos:
Hacer informes y reconfigurar
Un enorme beneficio de la gestión de la impresión es que puede rentabilizarse a sí misma. Es conveniente aprovechar la plataforma de control de impresión gestionada para obtener una visión completa del uso en todas las localizaciones, hacer un seguimiento del tiempo de funcionamiento y los costes, para asegurar de que todo funcione sin incidencias. Cuanto más se aprende de los informes, más se podrá ajustar el servicio, tanto para mejorar el rendimiento como para aumentar la rentabilidad. Con la información disponible se tendrá un mayor control del parque de impresión y permitirá tomar decisiones relativas a permisos u otro tipo de restricciones que se quieran efectuar como, por ejemplo, limitar la impresión en color. Una vez decidido, se podrá implementar estas medidas desde la ubicación central.
Mantener la seguridad de cada localización
Copiar, escanear y enviar documentos con información sensible puede traer problemas de seguridad y privacidad. Si se utiliza un servicio de impresión gestionada con la capacidad de digitalizar documentos y guardarlos en carpetas de red seguras, se podrá garantizar la confidencialidad en todos los ámbitos. Además, elimina costes y el riesgo de publicar o enviar por correo electrónico documentos sensibles entre las diferentes localizaciones.
También se deben aprovechar los beneficios de aquellas soluciones de impresión que permiten restringir ciertas funciones en dispositivos específicos y contrarrestar las amenazas de ciberataques externos. Éstas pueden combinarse con la impresión pull que sólo libera los documentos al utilizar una tarjeta de identificación NFC o un PIN de usuario. Además de reducir el despilfarro de papel, esto ayudará a hacer un seguimiento del uso, para que cada página impresa pueda ser contabilizada en cada ubicación.
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