Claves para sacar el máximo partido al presupuesto destinado a impresión (I)

Hay tres formas principales en que las empresas deben gestionar su nuevo hardware de impresión con el fin de maximizar la eficiencia y minimizar costes al mismo tiempo, la primera es la evolución hacia un modelo de renting o alquiler de los equipos de impresión, en lugar de una compra directa.

Tradicionalmente las empresas han invertido en su hardware por adelantado lo que supone, además del desembolso de capital, un gasto continuado en operación y mantenimiento. La inversión inicial puede ser un problema para las empresas, a lo que se suma el hecho de que los equipos se deprecian rápidamente, pierden valor y quedan obsoletos. Por eso estamos empezando a ver cómo las empresas cambian hacia modelos basados en el gasto operacional (OPEX) en los que alquilan el hardware incluyendo el mantenimiento por parte del proveedor.

Los datos muestran que dos de cada cinco empresas tienen alguna parte de su hardware en formato renting, y una de cada seis lo tiene todo bajo este modelo. Pero aún hay una cantidad significativa de empresas que no están alquilando sus equipos y que siguen comprándolos. Esto es más común entre las empresas más pequeñas (entre 10 y 49 empleados). De ellas solo un tercio (34%) alquila alguna parte de sus equipos.

Cuando las empresas empiezan a alquilar sus dispositivos en lugar de invertir en ellos por adelantado ven tres claros beneficios: una mayor eficiencia financiera, ahorro de tiempo en los procesos y disponer de la solución óptima con la tecnología más segura y actualizada.

Las empresas están siguiendo esta tendencia de los modelos OPEX con sus impresoras. Cada vez son más las que empiezan a usar servicios gestionados de impresión (MPS), que les ofrecen el alquiler de equipos de impresión según una evaluación previa de sus necesidades, incluyendo monitorización continuada para asegurar que todo funciona a un nivel óptimo, reposición automática de consumibles, mantenimiento y reparaciones, así como facturación por uso. Esto, en última instancia, garantiza a las empresas que disponen del mejor equipo de impresión para sus necesidades específicas, al mismo tiempo que evitan perder recursos internos y tiempo en el mantenimiento.

Son 10 los beneficios de alquilar los dispositivos tecnológicos en lugar de comprarlos:

--Solo se paga por lo que se usa

--Ahorro de costes

--Posibilidad de distribuir los pagos para aliviar el cash flow de la empresa

--Ahorro del tiempo dedicado al mantenimiento de las máquinas

--Disponibilidad de expertos para la asistencia en caso de incidencia

--Reducción de las interrupciones por el mantenimiento de los equipos

--Capacidad para centrarse en el negocio y externalizar actividades

--Asesoramiento sobre el mejor hardware para la empresa

--Tecnología siempre actualizada cuando se lanzan nuevos modelos

--Seguridad avanzada y actualizada en los dispositivos

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