Tres de cada cuatro organizaciones apuestan por la digitalización de documentos

Los clientes recurren cada vez más a escanear documentos en lugar de imprimirlos, lo que presiona a la industria de impresión para que reaccione al creciente cambio. Quocirca ha estado analizando la transición al escaneo digital y señaló que el 75% de las organizaciones buscan escanear para ayudar a alcanzar objetivos de sostenibilidad, eficiencia y seguridad. Al mismo tiempo, los usuarios que adoptan más herramientas de inteligencia artificial (IA) también están impulsando el cambio, porque esperan que se obtengan más beneficios al tener datos en formato digital en los que se pueda buscar información valiosa.

El principal resultado del cambio a lo digital es la expectativa de que los volúmenes de impresión caerán una media del 3% este año, y las pymes y el sector público experimentarán caídas más significativas.

La reacción a la digitalización no ha sido uniforme entre los clientes, y algunas funciones comerciales lideran el camino. Quocirca descubrió que la nómina estaba completamente digitalizada en el 54% de las empresas, y que las comunicaciones y los contratos de los clientes probablemente también se almacenarán electrónicamente, pero, para muchos, la sala de correo seguía siendo un mundo dominado por el papel.

"Vemos variaciones según el tamaño y el sector de las empresas en la frecuencia y madurez de la digitalización", explica Louella Fernandes, CEO de Quocirca. “Diferentes sectores verticales buscan diferentes funciones de escaneo y automatización del flujo de trabajo. Por lo tanto, los mensajes de los proveedores deben adaptarse en consecuencia. Los proveedores deben asegurarse de comprender en qué punto del viaje se encuentran sus clientes y ayudarlos a crear casos de negocios que cuantifiquen los resultados de la digitalización, alineando los resultados alcanzables con los objetivos comerciales como la sostenibilidad, la eficiencia y la seguridad”.

Opciones de captura de documentos digitales

Un número cada vez mayor de clientes se describen a sí mismos como “sin papel” y un número significativo está considerando digitalizar más procesos para reducir el uso de papel. El mensaje para los proveedores es ampliar el campo para incluir más opciones de captura de documentos digitales.

"Los proveedores con productos en las categorías de impresión y escaneo pueden aprovechar la oportunidad de ampliar sus ofertas de servicios de integración de flujo de trabajo digital y participar en un ecosistema digital más amplio que comprende hardware, software y servicios", apunta Fernandes. "Se necesitará una combinación de diferentes capacidades de hardware y software, combinada con un enfoque mucho más abierto al resto del software empresarial, los sistemas de colaboración y de flujo de trabajo que ya se utilizan dentro de las organizaciones".

Se ha hecho mucho ruido en torno a las perspectivas de que la IA cambie la industria, y hay señales de que la tecnología también tendrá un papel clave que desempeñar en el mundo de la impresión, a medida que los usuarios busquen desbloquear más información sobre los datos.

"El creciente interés en la digitalización impulsada por la IA y la automatización del flujo de trabajo representa una oportunidad importante para los proveedores de hardware y software de captura de documentos", afirma Fernandes. “Las objeciones comunes a la digitalización, como las preferencias de los clientes por el papel, la necesidad de firmas físicas y la conservación de copias impresas por motivos legales, se están volviendo rápidamente obsoletas a medida que las soluciones digitales seguras logran una adopción generalizada”.

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