Hacia una oficina híbrida, sostenible y menos dependiente del papel

La oficina del futuro será híbrida, colaborativa y profundamente digital. Según el estudio “Future of Work 2030” de Quocirca, la creciente madurez tecnológica y la adopción de inteligencia artificial están remodelando las expectativas de los empleados y el diseño de los espacios de trabajo. Se prevé que un tercio de los trabajadores operen en formatos híbridos o remotos, lo que obliga a repensar el papel de la oficina física como centro de productividad, interacción y cohesión.

La diversidad generacional añade complejidad al reto. Gen Z y los Millennials más jóvenes demandan tecnología fiable y funcional, mientras que Gen X y los Boomers valoran entornos estructurados y rutinas consolidadas. Diseñar espacios que respondan a estas necesidades heterogéneas será clave para atraer y retener talento, especialmente en un contexto de escasez de habilidades.

Aunque el papel pierde protagonismo, sigue presente en más del 35% de los procesos empresariales, especialmente en sectores públicos y mercados como EE. UU. y Alemania. La transición hacia oficinas “menos dependientes del papel” —más realista que el ideal de “paper-free”— está impulsada por objetivos de eficiencia, reducción de costes y sostenibilidad. La digitalización permite conservar recursos, minimizar residuos y reducir el impacto ambiental de los edificios corporativos.

La inteligencia artificial emerge como el servicio más crítico para el entorno laboral de 2030. Su aplicación en la captura inteligente de documentos, automatización de flujos y extracción de datos mejora significativamente la productividad. Además, frente a amenazas emergentes como la computación cuántica, la IA se integra en medidas avanzadas de seguridad para proteger dispositivos y datos sensibles.

El gasto en IA se dispara: los responsables de TI prevén destinar más del 20% de su presupuesto a esta tecnología en los próximos 12 meses, y los más avanzados alcanzan hasta un tercio de su inversión total. La colaboración entre humanos y sistemas inteligentes redefine la productividad, orientándola hacia la automatización contextual y la toma de decisiones asistida.

La sostenibilidad y la digitalización forman una “doble transición” estratégica. Más del 54% de las organizaciones están acelerando sus planes de transformación digital, con cifras aún mayores en EE. UU., Reino Unido y empresas medianas. La gestión inteligente de recursos, el uso de analítica para optimizar el consumo energético y la reducción de emisiones asociadas al trabajo presencial son algunos de los beneficios clave.

 

Transformación del sector de la impresión

Para el sector de impresión, este cambio representa una transformación profunda. De ser proveedores de dispositivos, las empresas deben convertirse en facilitadores de flujos digitales seguros y eficientes. La evolución hacia multifuncionales inteligentes, capaces de digitalizar y enrutar documentos, será esencial. La sostenibilidad, la economía circular y la transparencia ambiental se consolidan como factores diferenciadores.

Las expectativas hacia los proveedores tecnológicos también cambian. El 28% de los responsables de TI cree que su relación más sólida en el entorno de impresión será con proveedores de servicios gestionados de TI, frente al 23% que apuesta por los proveedores tradicionales de MPS y solo el 12% que confía en los fabricantes de impresión. Para mantenerse relevantes, estos últimos deberán posicionarse como actores tecnológicos dentro del ecosistema digital.

En definitiva, el estudio de Quocirca anticipa un entorno laboral más ágil, descentralizado y resiliente, donde la IA, la sostenibilidad y la digitalización no solo optimizan procesos, sino que redefinen la cultura organizativa y la propuesta