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La impresión como herramienta para mejorar la productividad

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La impresión es una tarea común en las oficinas y departamentos de todo el mundo, si bien hay que tener en cuenta unas pautas para aprovechar al máximo sus beneficios y así mejorar la productividad en las empresas.

Todas las tecnologías del lugar de trabajo tienen una cosa en común: mejoran la eficacia y la productividad. De hecho, los empleados creen que la productividad se reduce en una media de un 21 % como resultado directo de la falta de eficacia de la tecnología. Así lo indica un informe que estima que los resultados deficientes del rendimiento informático en Europa causan unas pérdidas de productividad anuales de 24.000 millones de euros, y alrededor de 7.000 millones se atribuyen a las tecnologías de impresión. Además, el 48% de las incidencias y frustraciones asociadas con la impresión son resultado de modelos de impresión centralizados que requieren productos compartidos por gran cantidad de personas.

Con una flota de impresoras distribuidas, los usuarios locales pueden controlar sus prioridades y eliminar los retrasos causados por problemas en la red. Además, es especialmente útil en entornos donde la confidencialidad y el acceso directo y rápido a los documentos impresos son cruciales. Ejemplos de estos entornos serían los de los altos directivos o los de recursos humanos y asuntos legales, así como el personal que trabaja de cara al público como los docentes, los médicos, los enfermeros y los minoristas, que no pueden desatender a los clientes, los pacientes o los alumnos mientras van a recoger un documento a la impresora.

Un argumento muy común es que el modelo de impresión centralizada tiene menores requisitos de mantenimiento que el de la flota de impresoras distribuidas, porque hay menos impresoras que mantener. Sin embargo, los nuevos sistemas de suministro de tinta alternativos han restado fuerza a este argumento de consumibles o de funcionamiento, o esperar a que acudan los técnicos informáticos.

La importancia de la innovación

Además, en grupos de trabajo de un tamaño importante, la productividad de sus miembros es crucial para el crecimiento de la compañía. Sin embargo, para conseguir este buen rendimiento es preciso ser innovador, ya no solo para ganar, también para sobrevivir y progresar.

Contrariamente a lo que se pueda pensar, la innovación no tiene porqué ir necesariamente ligada a gasto, sino prestar atención a los pequeños detalles, y algunos de estos detalles se encuentran en la impresión. En este sentido, podemos disponer de un equipo de impresión muy veloz, pero si nos quedamos sin papel cada dos por tres, el tiempo ganado en la impresión o copiado lo perdemos, e incluso lo aumentamos.

Seis formas de incrementar la productividad

Lo que está claro es que las tecnologías de impresión siguen estando muy presentes en la oficina. De hecho, según el estudio ‘Global Print 2025’ de Quocirca, el 64% de los empleados cree que los documentos impresos seguirán siendo importantes en 2025. Pero, ¿de qué manera se puede incrementar la productividad? Brother ha desvelado seis formas de lograrlo:

-Satisfacer relación calidad/precio. El comprador de hoy busca calidad, eficiencia y durabilidad a un precio competitivo. Para abordar estas preocupaciones, es necesario adoptar equipos que proporcionen a las empresas altas velocidades y volúmenes de impresión que se ajusten a las necesidades de los usuarios.

-Configuración sencilla. Frente a aquellas impresoras con cables y problemas de conexión entre los diferentes dispositivos, hoy en día, los equipos de impresión son muy fáciles de configurar. En ese sentido, la posibilidad de conexión directa a la red ahorra mucho tiempo y frustración en el proceso.

-Mantenimiento fácil. Los dispositivos de impresión son cada vez más fáciles de mantener y no requieren de un conocimiento específico ni invertir mucho tiempo en el mantenimiento de los equipos.

-Tecnología inteligente. Los equipos de impresión aprovechan las posibilidades de la tecnología (láser y/o tinta) para ofrecer a los usuarios movilidad y una experiencia más intuitiva. La conexión WiFi, o servicios de almacenamiento a la nube, como OneNote o Dropbox, y aplicaciones, hacen que sea posible imprimir más rápido. La movilidad, operaciones más sencillas y la reducción en el número de interacciones de los empleados ayudan a las empresas a aumentar la productividad, al reducir tiempo a los empleados en este tipo de tareas.

-Ahorro de tiempo. El aumento de los volúmenes de papel (bandejas de papel con mayor capacidad) y de consumibles de más larga duración, junto con interfaces intuitivas y accesos directos, ayudan a ahorrar tiempo en la producción de documentos.

-Ahorro de costes para toda la vida. Posiblemente, la mayor ganancia potencial ofrecida por los dispositivos de impresión modernos es su bajo coste de impresión. Los precios se hacen aún más atractivos debido al bajo coste de impresión por página y a la larga duración de los consumibles.

Más información

¿Cuál es el futuro del mercado de impresión? ¿Qué dispositivos o servicios son los más adecuados para las empresas o los usuarios finales? Si quieres obtener más información sobre un segmento en crecimiento puedes visitar las páginas de nuestros colaboradores: Brother y Canon.